ثبت نام پلمپ دفاتر فقط با چندکلیک

ثبت نام پلمپ دفاتر یکی از دغدغه هایی است که معمولاً کسب و کارها بعد از ثبت شرکت با آن روبرو هستند و نمیدانند که این کار را باید چگونه و در چند مرحله انجام دهند

بسیاری از شرکت ها و کسب و کار ها تصور می کنند که بعد از ثبت شرکت دیگر کارهای اداری و ثبتی آنها تمام شده است در حالیکه فعالیتهای تجاری آنها هنوز  به اتمام نرسیده و باید پس از ثبت شرکت به دنبال کارهای دیگری مانند اخذ کد اقتصادی یا ثبت نام پلمپ دفاتر قانونی نیز باشند.

ثبت پلمپ دفاتر در مراحلی که به صورت خلاصه در این مطلب به آن ها خواهیم پرداخت انجام میشود.

البته قبل از اینکه در مورد پلمپ دفاتر قانونی و مراحل آن نکاتی را بگوییم قصد داریم ابتدا به صورت کامل انواع پلمپ دفاتر و توضیحات کامل در مورد هر کدام از آنها را به شما ارائه دهیم و سپس بگویم که اگر پلمپ دفاتر را انجام ندهیم چه تبعاتی را به همراه خواهد داشت؟

البته اگر ثبت نام پلمپ دفاتر را انجام داده و به هر دلیلی رد شده است نیز می توانید این مطلب را تا انتها دنبال کنید زیرا در یک بخش به صورت کامل دلایل رد شدن دفاتر پلمپ را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

 

انواع پلمپ دفاتر

پلمپ دفاتر که بیشتر در امور مالی و حسابداری با آن روبرو هستیم به دو شکل دفتر روزنامه و دفتر کل تقسیم می شود.

در قوانین تجارت به صورت کامل هر دو نوع پلمپ تعریف شده و الزامات دریافت آنها برای کسب و کار ها بیان شده است.

هر تاجر و کسب و کاری که قصد داشته باشد یک حرفه و تجارت را داشته باشد باید نسبت به تهیه دفاتر قانونی اقدام نموده و آنها را تکمیل نمایید.

دفتر روزنامه را شاید بتوان مهمترین دفتر قانونی دانست که باید برای تهیه آن اقدام نمود.

با توجه به اینکه اساس و پایه همه دفاتر تجاری به نوعی دفتر روزنامه شناخته شده است باید همه معاملات و مراودات مالی روزانه شرکت و تاجر در آن ثبت شود.

حساب کتاب هایی که در دفتر روزنامه ثبت شود می تواند از انواع مختلف مانند دادوستد اوراق تجاری یا خرید و فروش و یا واردات صادرات و غیره باشد.

برای آشنایی بیشتر با این دفتر بهتر است بدانید که تمام رویداد های مالی به ترتیب تاریخ و با همه جزئیات آن هم به صورت روزانه در این دفتر ثبت می شود.

البته نکته مهمی که باید در هنگام استفاده از دفتر روزنامه به آن توجه داشته باشید این است که اگر در ثبت معاملات تاخیر هفت روزه نیز داشته باشید هیچ گونه اشکالی ندارد.

بعد از دفتر روزنامه دفتر کل قرار گرفته است که شرکت ها باید تمامی معاملات خود را به صورت هفتگی از دفتر روزنامه استخراج کرده و در دفتر کل وارد نمایند.

به طور کلی می توان گفت دفتر کل بیان کننده معاملاتی است که کار ها و شرکت ها در یک هفته کاری انجام می دهند.

نکته مهمی که کسب و کارها باید از آن توجه داشته باشید این است که دفتر کل و دفتر روزنامه باید مطابقت کامل با همدیگر داشته باشند.

دفتر دارایی هم دفتری است که تاجر یا کسب و کار همه اموال منقول و غیرمنقول بدهی‌ها و دیون و مطالبات خودش را در آن ثبت می کند.

البته همانطور که می دانید امروزه ترازنامه به جای دفتر دارایی در کسب و کارها و شرکت ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

دفتر کپیه نیز در کناری در دفاتر برای کسب و کارها باید تهیه شود اما بهتر است بدانید که دفتر دارایی یا همان ترازنامه و دفتر کپیه نیازی به ثبت درخواست پلمپ ندارد و فقط باید برای ثبت نام پلمپ دفاتر یعنی دفتر کل و دفتر روزنامه اقدام نمود.

 

 

نکاتی در مورد ضرورت ثبت نام پلمپ دفاتر

در هر سال مالی شما نیاز دارید تا ثبت نام پلمپ دفاتر روزنامه و دفتر کار را انجام دهید و به طور مثال برای سال ۱۴۰۰ شما فرصت دارید تا اسفند ماه این کار را برای هر کدام از دفاتر خود انجام دهید.

نکته ای که باید در نظر داشته باشید این است که قبل از به پایان رسیدن این تاریخ برای پلمپ دفاتر خود اقدام کنید زیرا ممکن است در پایان سال اقدام شما به دلایل مختلفی با مشکل روبه‌رو شود.

پس  ثبت نام دفاتر پلمپ را سر وقت انجام دهید و آن را بسیار جدی بگیرید تا مشکلاتی که ممکن است برای رد پلمپ به وجود بیاید گریبانگیر شما نشود که با مسائل حقوقی مختلف روبرو خواهید شد و این قطع می تواند وقت و هزینه ای که قرار است برای شرکت و کسب و کار خود صرف کنید را اتلاف کند.

حتی اگر شرکت و کسب و کار در یک سال مالی هیچ گونه فعالیتی نداشته است ملزم هستید این دفاتر را در زمان قانونی دریافت کرده و پس از پایان سال مالی به مدت ۴ ماه آنها را به صورت سفید به اداره مالیات تحویل دهید.

نکته دیگری که باید در مورد ثبت نام پلمپ دفاتر به آن توجه کنید این است که دفاتر پلمپ باید به صورت صحیح تنظیم شوند و هرگونه قلم خوردگی یا اشتباه در تنظیم آن ها باعث ایجاد مشکلاتی برای شرکت ها و کسب و کارها می شود.

در صورتی که دفاتر پلمپ به طور کلی به اداره مالیات دارایی نشود جریمه های مالیاتی بسیار سنگین برای اشخاص و شرکت ها در نظر خواهد گرفت شد.

پس در نظر داشته باشید که دفاتر پلمپ سالانه باید دریافت شده و مطابق با فعالیت و معاملات شرکت تنظیم شود.

 

 

دلایل رد شدن ثبت نام پلمپ دفاتر

در زیر دلایلی که ممکن است باعث رد  شدن ثبت نام پلمپ دفاتر شما شوند را به صورت مورد بررسی کرده ایم تا با اطلاع از آن ها این مشکلات برای شما به وجود نیاید.

تقدم ثبت یک یا چند معامله با توجه به تاریخ وقوع آن‌ها

ثبت تمام یا قسمتی از معامله در خارج از فضای در نظر گرفته شده و ثبت در حاشیه دفاتر

ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور دفتر

تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفتر (به منظور سوءاستفاده)

سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات دفتر یا سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه

محو کردن مندرجات دفاتر با وسائل شیمیایی

خارج شدن دفاتر از حالت پلمپ شده

دفاتر فاقد یک یا چند برگ باشند

عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی (درصورتی که وجود آن فعالیت ثابت شود)

ناپدید کردن مندرجات دفتر با رنگ یا جوهر یا شبیه آن‌ها

بستانکار شدن حسابهای بانکی و نقدی

تاخیر تحریر دفتر

اشتباه در ثبت حساب و کتاب‌ها (در صورتی که اصلاح نشود.)

عدم ثبت خلاصه فعالیت‌های مالی شعب در دفاتر مرکز

استفاده از دفاتر خالی و استفاده نشده سال‌های قبل

عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده

درصورتی که اطلاعات دفاتر با مداد تکمیل شود

ثبت غیرواقعی رویدادهای مالی که رخ نداده است

استفاده از یک دفتر پلمپ شده برای ثبت مراودات مالی چندسال

 

 

 

مراحل ثبت نام پلمپ دفاتر در سال ۱۴۰۰

اگر قصد دارید کار پلمپ دفاتر را خودتان انجام دهید باید مراحلی که در ادامه برای شما وارد می شود این کار را مرحله به مرحله به پایان برسانید ولی اگر می‌خواهید ما را به یک تیم فنی و متخصص بسپارید و هیچ دغدغه‌ای در این زمینه نداشته باشید می توانید از از طریق راه های ارتباطی با تیم مشاوره و پشتیبانی پایدار ثبت در ارتباط باشید و هماهنگی های لازم را برای اقدامات، جهت ثبت نام پلمپ دفاتر انجام دهید.

برای ثبت نام پلمپ دفاتر ابتدا باید به سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کنید و در بخش پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی اطلاعات مربوط به پلمپ دفتر خود را در فرم مربوطه وارد کنید.

اگر شخصیت حقیقی و حقوقی شما متفاوت است قطعاً در این بخش اطلاعات متفاوتی را باید وارد کنید که در ادامه به صورت کامل مواردی که موردنظر هست را بررسی می‌کنیم و گام به گام برای ثبت نام پلمپ دفاتر در سال ۱۴۰۰ پیش می رویم.

 

اطلاعات متقاضی ثبت نام پلمپ دفاتر باید ثبت شود

در قدم اول با توجه به تعیین نوع شخص متقاضی اطلاعاتی که مورد نیاز است باید وارد شده و بخشی که مربوط به اطلاعات متقاضیان تکمیل شود.

این بخش می تواند با توجه به شخصیت متقاضی در چهار حالت مختلف یعنی شخصیت حقیقی، شخصیت حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت ها، شعبه شخصیت حقوقی مرجع ثبت شرکتها و شخصیت حقوقی که در مرجع غیر از مرجع ثبت شرکتها ثبت شده است، متفاوت باشد.

پس از اینکه اطلاعات نوع متقاضی وارد شد باید نوع تقویم مالی و شروع سال مالی را  وارد نمود.

در نظر داشته باشید که شروع سال مالی همان ماه و روز مالی است که در اساسنامه شخصیت حقوقی ثبت شده است و پایان سال مالی نیز پس از تعیین شروع سال مالی به صورت خودکار محاسبه می شود.

بعد از تعیین موارد باید تابعیت متقاضی مشخص شده و شماره ای را برای ثبت در مراحل ثبت نام پلمپ دفاتر وارد نمود که همه پیامک های مربوط به مراحل پلمپ دفاتر به این شماره ارسال شود.

دقت داشته باشید در صورتی که اطلاعات وارد شده و مشخصات فردی شما مطابق با اطلاعات کارت ملی نباشد درخواست شما برای ثبت نام پلمپ دفاتر  رد می شود.

نکته دیگری که باید در مورد این موضوع حتما به آن توجه کنید این است که از عبارت هایی مانند شرکت موسسه یا مانند اینها در این بخش استفاده نکنید زیرا درخواست شما برای ثبت نام پلمپ دفاتر رد خواهد شد.

در این مرحله بهتر است از عبارت تجارتخانه استفاده کنید.

دفاتر ثبت شده دقیقا به همان آدرس که ثبت کرده اید ارسال می شود، پس باید حتما در گام بعدی در وارد کردن آدرس به صورت دقیق نهایت دقت را داشته باشید.

اگر به عنوان شخصیت حقوقی این مرحله را تکمیل می کنید حتما در فرم مورد نظر لازم است تا شناسه ملی را نیز وارد نمایید.

 

اطلاعات شخصیت حقوقی را در گام دوم ثبت نام پلمپ دفاتر تایید کنید

با توجه به اطلاعات و فایل هایی که در گام اول پر کرده اید تمامی مشخصات شخصیت حقوقی در گام دوم به شما نمایش داده می‌شود و در صورت تایید نهایی باید روی تایید اطلاعات شخصیت حقوقی کلیک کنید.

حتماً این نکته را در نظر داشته باشید که در مراحل بعدی بر اساس همین اطلاعات شماره پیگیری درخواست شما اختصاص داده می‌شود و باید با دقت بسیار زیادی اطلاعات مربوطه را بررسی کنید و در صورت بروز مشکل به مرحله قبلی برگشته و آن را اصلاح نمایید.

 

ثبت اطلاعات وارد کننده و دیگر اعضای هیات مدیره موسسه

در قدم سوم ثبت نام پلمپ دفاتر لازم است تا سمت تکمیل کننده اظهارنامه مورد نظر مشخص شود و همچنین اطلاعات مربوط به یکی از اعضای هیئت مدیره نیز در این بخش وارد شود.

در قدم چهارم نیز اطلاعات دیگر اعضای هیئت مدیره شرکت و موسسه وارد میشود.

قدم پنجم نیز مربوط به ثبت سمت اعضای هیئت مدیره شرکت موسسه است که پس از تکمیل اطلاعات هر شخص روی ثبت سند شخص کلیک کنید تا اطلاعات را بتوانید در سامانه مورد نظر ثبت کنید.

در تمامی این مراحل اطلاعات مورد نظر با دقت و وسواس خاصی وارد شود تا هیچ گونه خطایی در اطلاعات وارد نباشد و این نکته را نیز در نظر داشته باشید که برای وارد کردن اطلاعات اشخاص با تابعیت ایرانی با کد ملی یا شناسنامه ملی برای اشخاص حقوقی و اطلاعات اشخاص با تابعیت غیرایرانی از کد فراگیر ملی استفاده نمایید.

 

اقدامات نهایی برای ثبت نام پلمپ دفاتر

بعد از وارد کردن اطلاعات اولیه و همچنین اطلاعات اعضای هیئت مدیره لازم است در قدم ششم دفتر مورد تقاضا شماره دفتر کل دفتر روزنامه را تعیین کنید.

در اینجا شما باید تعداد برگه های دفتر و طرح های جلدهای دفتر  را نیز تعیین کنید تا پس از ورود اطلاعات گزینه ذخیره دفتر مورد تقاضا فعال شده و با کلیک بر روی آن به مرحله بعدی برای تایید صحت اطلاعات نهایی بروید.

نکته‌ای که در اینجا باید به آن اشاره کرد این است که در این مرحله امکان ثبت تقاضا برای پلمپ دفاتر خاص نیز وجود دارد.

بعد از تعیین نوع دفتر متقاضی باید صحت اطلاعات را در همه مراحل تایید نموده و با کلیک کردن روی گزینه تایید اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری و مدارک مورد نیاز کار ثبت نام پلمپ دفاتر را انجام دهد.

دقت کنید که در این مرحله در بخش مدارک مورد نیاز باید مدارکی که از شما خواسته است را با توجه به اینکه شخص مورد نظر حقیقی و حقوقی است آماده کنید و بر روی سیستم مورد‌نظر بارگذاری نمایید.

مدارک مورد نظری که برای ثبت نام پلمپ دفاتر نیاز می باشند برای اشخاص حقیقی و حقوقی در ادامه آورده شده‌اند.

 

مدارک لازم برای پلمپ دفاتر  در سال ۱۴۰۰

مدارک مربوط به  اشخاص حقیقی:

کپی کارت ملی

کپی شناسنامه

اصل اظهارنامه دریافت شده از سامانه

فرم تکمیل شده اظهارنامه

 

مدارک لازم برای پلمپ دفاتر  در سال ۱۴۰۰ مربوط به  اشخاص حقوقی

کپی کارت ملی مدیر عامل

اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی دریافت شده از سامانه (اظهارنامه باید به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده باشد)

کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت -در خصوص تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی-

اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقی دولتی)