مراحل پیاده سازی ایزو
با توجه اهمیت ایزو در ایمنی و افزایش امنیت کار امروزه شرکت های زیادی به دنبال اجرا و پیاده سازی ایزو هستند. بسیاری از این افراد خودشان نسبت به اجرای ایزو آگاهی ندارند و آن را به دست مجموعه ها و افراد متخصص می‌سپارند. هم چنین در مقابل برخی از افراد که دوست دارند با این مراحل آشنا شوند تمایل دارند با مراحل اجرا و پیاده سازی ایزو آشنا شوند. در این مطلب قصد داریم شما را با این مراحل آشنا کنیم. لطفا تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.
آنچه خواهید خواند...
مراحل اجرا و پیاده سازی ایزو
ایزو نوعی چهارچوب یا استاندارد است که برای افزایش ایمنی و مدیریت بهتر کار تعیین شده و دارای انواع مختلفی است. اجرا و پیاده سازی گواهینامه ایزو دارای مراحلی است که در این بخش به آن اشاره می‌کنیم:
شناخت انواع استانداردهای ایزو
نخستین گام جهت اجرا و پیاده سازی ایزو این است که کلیه اعضای کلیدی مجموعه الزامات مربوط به سیستم مدیریت و اخذ ایزو را به خوبی بشناسند. لازم به ذکر است که کلیه اعضا نیاز به شناخت جز به جز این استانداردها ندارند اما شناسایی و آشنایی با آن برای اعضای مهم و کلیدی مجموعه ضروری است.
آگاهی تمام اعضای مجموعه
با وجود این که تمام اعضای مجموعه نیاز به شناخت جز به جز استانداردهای مدیریت ایزو ندارند اما کل فرآیند پیاده سازی نمی‌تواند بر عهده یک نفر باشد. کل اعضای مجموعه باید در روند استقرار و پیاده سازی ایزو با یکدیگر مشارکت و همکاری داشته باشند. به عنوان مثال هر عضو از این مجموعه باید بداند که چه برنامه هایی باید اجرا شود و چه مزایا و سودی برای شرکت دارد. بهتر است که کلیه اعضا در جریان مراحل و پیشرفت ایزو قرار گیرند. به گونه ای که حس کنند تمام این اعضا جزئی از پروژه اجرای ایزو هستند و باید در جهت بهبود و به اتمام رساندن این پروژه بکوشند.
بهره گیری از توصیه های مشاور
با وجود این که کلیه اعضای مجموعه باید در اجرای ایزو با هم مشارکت و همکاری داشته باشند اما استفاده از توصیه های یک مشاور و یا کارشناس می‌تواند به شما این اطمینان را بدهد که این مراحل قرار است به درستی طی شود. بنابراین بهتر است که در طول پیاده سازی و استقرار ایزو حتما یک مشاور یا متخصص را در کنار خود داشته باشید تا بتوانید از ایده های او در این روند استفاده کنید.
شناسایی مجموعه یا سازمان
در این مرحله به کمک مشاور باید سازمان یا مجموعه ای که در آن کار می‌کنید و قصد پیاده سازی ایزو برای آن را دارید را به طور دقیق و جز به جز شناسایی کنید. به این منظور بازدیدی از کل سازمان داشته باشید. در این مرحله پس از شناخت کامل مجموعه می‌توانید فاصله مجموعه را تا رسیدن به استاندارد ایزو مورد بررسی و آنالیز قرار دهید.
آموزش کلیه اعضای تیم
با توجه به این که کلیه اعضای مجموعه یک تیم برای پیاده سازی ایزو به شمار می‌روند باید تمام این اعضا با قوانین و مراحل ایزو آشنا شوند. از این رو نیاز است فردی که در این زمینه تخصص کافی دارد شروع به آموزش سایر اعضای تیم کند. در اغلب اوقات این کار به مشاور یا کارشناس ایزو سپرده می‌شود. گاهی اوقات نیز سازمان خاصی برای انجام این کار انتخاب می‌شود و این سازمان تعیین می‌کند که چه کسی به آموزش اعضای تیم بپردازد.
تدوین مستندات مربوطه
در این مرحله باید روش ها و مستنداتی که برای اجرای طرح نیاز است تدوین شوند. مستندات مربوطه می‌تواند شامل نظامنامه، نمونه برداری فرآیندها، دستورالعمل های کاری و ….. باشد. این دستورالعمل ها به کمک واحدها و همراهی مشاوران نوشته و در نهایت تدوین می‌شود.
اجرای مستندات و برنامه ها
در این مرحله کلیه طرح ها و مستندات تدوین شده باید توسط واحدها اجرا شود. در این فرآیند هر واحد باید روش ها و دستورالعمل های مربوط به خود را اجرا کند. این مرحله و مرحله تدوین مستندات جز مهم ترین، اصلی ترین و زمان بر ترین مراحل اجرا و پیاده سازی ایزو هستند. گاهی برخی از مشاورین جهت کوتاه تر کردن بازه زمانی این دو مرحله را در راستای یکدیگر پیش می‌برند.
ممیزی داخلی
یکی از مراحل استقرار و پیاده سازی ایزو بررسی ممیزی داخلی مجموعه است. به طور معمول داخل مجموعه برخی از افراد مسئول کنترل و نظارت بر اجرای برنامه ها مطابق با روش اجرایی ممیز داخلی هستند. در این مرحله مشاور و اعضای مربوط به بررسی این بخش باید ممیزی داخلی مجموعه را مورد بررسی قرار داده و مواردی که منجر به عدم انطباق آن با استاندارد ایزو می‌گردد را شناسایی کنند. پس از شناسایی این موارد باید نسبت به رفع و اصلاح این موارد اقدام کنید. اگر شرکت یا مجموعه شما از نظر ممیزی داخلی کاملا با استانداردهای ایزو منطبق باشد سازمان باید برای بررسی و انجام ممیزی بعدی یعنی ممیزی خارجی آماده شود.
ممیزی خارجی
پس از اصلاح ممیزی داخلی یا انطباق آن با استانداردهای ایزو سازمان باید ممیزی خارجی را مورد بررسی قرار دهد. در این مرحله پس از انطباق ممیزی خارجی شرکت با استانداردهای مربوطه سازمان باید خود را برای اخذ گواهی مربوطه آماده کند و در صورت مغایرت با این استانداردها باید نسبت به اصلاح و رفع آن اقدام کنند.
هماهنگ سازی با شرکت های صادر کننده گواهینامه
در این مرحله مشاورین یا نماینده شرکت باید با سازمان صادر کننده صدور این گواهینامه را هماهنگ کند. این هماهنگی با همکاری مدیران ارشد و مشاورین شرکت انجام شده و در نهایت منجر به صدور گواهینامه ایزو برای شرکت می‌شود. گواهی صادر شده به طور معمول سه سال اعتبار خواهد داشت و در طول این سه سال باید سالی دو تا سه بار برای اطمینان از رعایت استانداردهای ممیزی مراقبت هایی صورت گیرد.
سخن پایانی:
با توجه به مزایایی که دریافت گواهی ایزو برای شرکت ها و سازمان های مختلف دارد امروزه افراد زیادی برای اجرا و پیاده سازی مراحل آن اقدام می‌کنند. بهتر است پیاده سازی این مراحل تحت نظر مشاورین و افراد متخصص باشد. با این حال در این مطلب مراحل اجرا و پیاده سازی کامل ایزو را به صورت مرحله ای برای شما شرح داده ایم که توصیه می‌شود برای اجرای آن از این مطلب در کنار نظر یک کارشناس یا متخصص استفاده کنید.