عدم انطباق در ایزو چیست؟

گواهینامه ایزو شامل استاندارهایی است که جهت مدیریت بهتر و بهبود کیفیت محصولات باید رعایت شوند. منظور از عدم انطباق ایزو، رعایت نکردن هر کدام از بندها و زیربندهای مدون شده در گواهینامه ایزو است. افراد ممیز در هنگام بررسی و ارزیابی سایر الزامات و فرایندهای سازمان، انتظار دارند که کلیه استانداردهای ایزو رعایت شده باشد. اگر موردی برخلاف استانداردهای ایزو در سازمان یافت شود، یعنی عدم انطباق ایزو صورت گرفته است. اما اقدامات اصلاحی در صورت عدم انطباق چگونه صورت می‌گیرد؟ گزارش عدم انطباق چگونه است؟ برای دریافت پاسخ این سوالات مربوط به نحوه دریافت و اخذ استاندارد ایزو و عدم انطباق این مطلب را تا انتها مطالعه کنید.

گواهینامه ایزو چیست؟

گواهینامه ایزو شامل بندها و زیر بندهاییست که با رعایت انها می‌توان سازمان ها را به روش بهتری مدیریت کرد. شرکتی که دارای گواهینامه ایزو باشد، یعتی تمام استانداردهای ایزو را در تولیدات و مدیریت سازمان رعایت می‌کند.

گواهینامه ایزو در بسیاری از کشورها معتبر بوده و با توجه به نوع فعالیت کشور، در انواع گوناگونی صادر می‌شود. مثلا یکی از گواهینامه های معتبر برای سیستم مدیریت کیفیت، ایزو ۹۰۰۱ است. برای هر عددی که بعد از iso می‌آید، استانداردهای خاصی وجود دارد مثلا ایزو ۹۰۰۰ مرتبط با کیفیت محصولات و ایزو ۱۴۰۰۱ مرتبط با محیط زیست است.

ویژگی های گزارش و دستورالعمل عدم انطباق خوب

اگر موردی در سازمان یافتید که در آن استانداردهای ایزو رعایت نشده بود و شواهد و مدارکی برای این مدعا وجود داشت، یعنی عدم انطباق ایزو صورت گرفته است. در صورت وجود عدم انطباق باید گزارشی از آن تهیه کرد. در نمونه فرم گزارش عدم انطباق خوب موارد زیر باید رعایت شود:

یک گزارش عدم انطباق باید مشکلات موجود در سازمان را به خوبی بررسی کند.

در گزاش عدم انطباق باید به طور مستقیم به اشتباهات سازمان اشاره شود تا متقاضی را به راحتی بتواند اشتباهات خود را مورد ارزیابی قرار دهد.‌ افراد ممیز بعد از انجام بررسی باید اشتباهات را نوشته به سازمان اعلام کنند.

افراد ممیز باید برای تمامی اشتباهات موجود، مدارک و شواهد ارائه دهند تا بتواند مشکل را ار ریشه حل کنند. با انجام این کار شناسایی عدم انطباق و اقدام اصلاحی برای گواهینامه ایزو راحت تر و سریع تر انجام می‌گیرد.در صورتیکه اشتباهات و عدم انطباق با شواهد و اطلاعات واقعی ارائه شوند، سازمان بهتر و عمیق‌ تر اشتباهات را درک می‌کند.

گواهینامه ایزو HSE_MS چیست؟

منظور از بهداشت ایمنی محیط زیست (Health Safety Invironment) به اختصار HSE، سیستم مدیریت بهداشت ایمنی و محیط زیست است. گواهینامه ایزو HSE از دو گواهینامه ایزو ۴۵۰۰۱ (سیستم مدیریت ایمنی و بهداست حرفه ای) و ایزو ۱۴۰۰۱ (سیستم مدیریت زیست محیطی) تشکیل شده است. به دلیل ترکیب دو گواهینانه ایزو باهم، میگویمم این سازمان مجهز به گواهینامه ایزو HSE_MS شده است.

در این گواهینامه استانداردهایی جهت مدیریت بهتر، شناسایی و کاهش خطرات بهداشت ایمنی و محیط زیست وجود دارد. سازمان هایی که این نوع گواهینامه را دریافت کرده اند، یعینی کلیه الزامات و استانداردها را پذیرفته اند. در صورتی که بندها و استانداردهای مدون شده در این نوع گواهینامه رعایت نشود، می‌گوییم عدم انطباق در hse رخ داده است.

طبقه بندی عدم انطباق ایزو

پس از مشاهده عدم انطباق در ایزو، اقدامات صلاحی برای رفع عدم انطباق صورت می‌گیرد. به طور کلی انواع عدم انطباق در ایزو به صورت زیر است:

1. عدم انطباق عمده (Major)

در برخی موارد اشتباهات صورت گرفته و عدم انطباقات، تاثسر مستقیمی بر رووی کلیه عناصر موجود در سازمان می‌گذارد. عدم اتطباق عمده کیفیت عناصر اصلی، کیفیت محصول و سیستم مدیریتی را تحت تاثیر قرار می‌دهد. گاهی فرد ممیز در هنگام ارریابی سیستم متوجه می‌شود که مدتی است هیچ گونه حسابرسی داخلی و بررسی مدیریتی انجام نشده است. این عدم انطباق می‌تواند یک مشکل جدی تلقی شود و بر فعالیت های شرکت تاثیر منفی بگذارد.

2. عدم انطباق جزئی (Minor)

این نوع عدم انطباق بر روی عنصر موجود در سازمان، کیفیت محصول و سیستم مدیریتی تاثیر مستقیمی نداشته و آسیبی به آن وارد نمی‌کند اما بهتر است مورد اصلاح قرار گیرد. در برخی موارد ممکن است فرد ممیز در هنگام ارریابی متوجه شود که بخشی از فرایندهای سازمان مطابق با استانداردهای ایزو انجام نشده است، اما عدم این انطباقات هیچ گونه تاثیر سویی بر فعالیت کلی سازمان ندارد. در این صورت در فرم گزارش، عدم انطباق جزیی نوشته شود.

مقابله با عدم انطباق ایزو

مهم تریم مسئله پس از انجام ممیزی و شناسایی عدم انطباق، اصلاح کردن آن است. گاهی عدم انطباقات می‌تواند بر میزان رضایت مشتریان روی محصولات و خدمات شرکت تاثیر منفی بگذارد، بنابراین بهتر است هر چه سریع تر اصلاح شود. انجام مراحل زیر  جهت رفع عدم انطباق ضروری است:

• شناسایی عدم انطباق و گزارش آن

اولین و موثرترین راه جهت رفع عدم انطباق شناسایی مشکل و گرفتن تصمیم درست برای اصلاح آن است. فرد ممیز باید کل فرایندهای سازمان را به درستی و دقیق ارزیابی و سپس از تمام اشتباهات موجود در سازمان مستندی تهیه کند. نمونه فرم گزارش عدم انطباق شامل محصولات، خدمات و سایر فرایندهای تحت تاثیر قرار گرفته، ریشه یابی مشکل و تاریخ وقوع آن، دلیل عدم انطباق و جمع اوری مدارک و شواهد پشتیبان است.

• شناسایی اقدامات اصلاحی و انجام آنها

پس از تهیه فرم گزارش عدم انطباق، ریشه مشکل اصلی باید پیدا شود. برای اینکار همه اشتباهات رخ داده در سازمان باید مورد بررسی قرار گیرد. برای شناسایی مشکل از نیروی کار، ابزار، اسناد و مدارک جمع آوری شده کمک بگیرید.

• بازبینی سیستم

پس از شناسایی اقدامات اصلاحی،  مدیریت باید میزان تاثیر این اقدامات  را مورد بررسی قرار دهد و در صورت موثر بودن آنها را در سازمان اعمال کند.

سخن پایانی:

در استانداردهای گواهینامه ایزو بندها و زیربندهایی جهت مدیریت بهتر، افزایش کیفیت محصول و کاهش ریسک های احتمالی وجود دارد. اگر شرکتی پس از دریافت ایزو یکی از استانداردهای ایزو را تقص و به آن عمل نکند، عدم انطباق ایزو رخ داده است. عدم انطباق گاهی به صورت جزئی و در برخی موارد به صورت عمده اتفاق می‌افتد. بارزس ها پس از ممیری اشتباهات و عدم انطباقات موجود در سازمان را مورد بررسی قرار داده و بهترین اقدامات اصلاحی را انجام می‌دهند.. عدم انطباق ممکن است در هر سازمانی رخ دهد و انجام ممیزی های دوره ای، اتفاقات و تاثیرات منفی ناشی از این اشتباهات را رفع می‌کند.