پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس و مراحل، شرایط و مدارک لازم آن
پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس چه زمانی باید انجام شود؟ شروع سال مالی شرکت تازه تاسیس چه زمانی است؟ بعد از ثبت شرکت باید چه کرد؟ شروع سال مالی پلمپ دفاتر برای شرکت های تازه تاسیس چه زمانی است؟ در این مطلب قصد داریم به صورت کامل این سوالات را پاسخ دهیم.
در صورتی که قصد سفارش دفاتر پلمپ شرکت تازه تاسیس را دارید می توانید از طریق فرم زیر به راحتی درخواست خود را ارسال نمایید.
در ادامه مطلب به صورت کامل ضرورت استفاده از انواع پلمپ دفاتر قانونی و همچنین نحوه تحریر دفاتر پلمپ قانونی را نیز مورد بررسی قرار می دهیم.
پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس
پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس یکی از اولین اقداماتی است که پس از ثبت شرکت باید انجام دهید. این اقدام صرف نظر از این‌که شرکت شما در حال حاضر فعال است یا خیر باید انجام شود. طبق قانون تمامی شرکت‌ها باید دفاتر خود را پلمپ کنند. دفاتری که در شرکت‌ها باید پلمپ شوند، دفتر روزنامه و دفتر کل هستند. دفتر روزنامه همان‌طور که از اسمش پیداست، مربوط به فعالیت‌های روزانه تاجر است.
تاجر باید تمامی دیون و مطالبات و صادرات و وارداتی که در هر روز انجام می‌دهد در این دفتر ثبت نماید. دفتر کل نیز در ماده ۸ قانون تجارت تعریف شده است، دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر بطور خلاصه ثبت کند. در این مقاله بررسی می‌کنیم که پلمپ دفاتر چیست، با انواع دفاتر قانونی آشنا می‌شویم و خواهیم گفت مدارک لازم جهت پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس شامل چه چیزهایی می‌شود.
انواع دفاتر قانوني
طبق ماده ٦ قانون تجارت ایران، “هر تاجری به استثنای کسبه ی جزء مکلف است دفاتر ذیل یا دفاتر دیگری را که وزارت عدلیه به موجب نظامنامه قائم مقام این دفاتر قرار می دهد داشته باشد” :
دفتر روزنامه
به موجب ماده ٧ قانون تجارت، “دفتر روزنامه دفتری است که تاجر باید همه روزه مطالبات و دیون و داد و ستد تجاری و معاملات راجع به اوراق تجارتی، از قبیل خرید و فروش و ظهر نویسی و به طور کلی جمیع واردات و صادرات تجاری خود را به هر اسم و رسمی که باشد و وجوهی را که برای مخارج شخصی خود برداشت می کند در آن دفتر ثبت نماید.” دفتر روزنامه مهم ترین دفتر تجاری است چرا که تمامی فعالیت تاجر نظیر خرید، فروش، دریافت، پرداخت و هر گونه اقدام تجاری و برداشت یا واریز شخصی در آن ثبت می شود و اطلاعات و ارقام آن مبنای عملیات حسابداری و ملاک تنظیم مفاد سایر دفاتر تجاری می باشد. علی الاصول دفتر روزنامه باید به طور روزانه و با رعایت ترتیب تاریخ و فعالیت تنظیم گردد تا سهولت استخراج و انعکاس مراتب به سایر دفاتر تجاری بهتر فراهم شود.
بدیهی است هرگونه تاخیر در ثبت عملیات دفتر روزنامه موجب بروز تاخیر در تنظیم دفتر کل و ایجاد توقف یا تاخیر در تهیه و تنظیم گزارش های به هنگام مالی و تجاری و خلاء های آتی احتمالی در خصوص ایفای به موقع تعهدات موسسه می گردد.
دفتر کل
بر اساس ماده ٨ قانون تجارت، “دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را حداقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص داده و جدا نموده، هر نوعی را که در صفحه مخصوصی در آن دفتر به طور خلاصه ثبت کند.” در دفتر کل برخلاف دفتر روزنامه که عملیات مربوطه بصورت مختلط ثبت می گردد، هر شخص یا موسسه دارای صفحه و حسابی مشخص و معین است و در این حساب صرفاَ عملیات مربوط به وی ثبت می شود لازم به ذکر است در دفتر کل حساب اشخاص به صورت جداگانه تنظیم و نگهداری می شود و جز در خصوص بدهکاری یا بستانکاری کل موسسه، هیچ ارتباط فنی بین آن ها برقرار نمی باشد. در پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس باید به این مورد توجه ویژه ای داشته باشید.
بنا به تجویز قانون تجارت، تنظیم دفتر کل به صورت هفته ای توصیه شده است، به نحوی که در پایان هفته تاجر بتواند از طریق مراجعه به ستون های بدهکار یا بستانکار حساب ها از وضعیت مالی موسسه تحت تصدی اطلاع موثق کسب کند و در خصوص روند تداوم فعالیت، تصمیمات لازم اتخاذ نمایند. ضمناَ از آن جا که اطلاعات و ارقام مندرج در دفتر کل، مستخرج از دفتر روزنامه است لذا باید ارقام و اعداد مندرج در دفاتر مذکور با یکدیگر منطبق باشد.
پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس و دفتر دارایی
طبق ماده ٩ قانون تجارت، “دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیر منقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده، در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم ماه سال بعد انجام پذیرد.” دفتر دارایی دفتری است که نتایج حساب های دفتر کل در پایان سال در ستون های مثبت یا منفی آن درج می گردد و بیانگر بیلان یا وضعیت مالی شرکت است. امروزه بسیاری از موسسات و شرکت های بازرگانی عملیات سالیانه خود را در قالب صورت ترازنامه تنظیم می کنند به نحوی که ترازنامه را جایگزین صورت دارایی نموده اند.
در مورد پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس بهتر است بدانید که در ترازنامه خلاصه حساب های دفتر کل یا دفتر دارایی در قالب جدولی که بیانگر ارقام باقی مانده حساب های مختلف موسسه است منعکس می شود. ستون مثبت ترازنامه موید دارایی و ستون منفی آن بیانگر میزان بدهی تاجر یا موسسه است. چنانچه تفاوت ستون های مذکور مثبت باشد نشانگر سود و منفی بودن آن دلیل زیان است که در ذیل ارقام طرفی که جمع آن کمتر است نوشته می شود تا ستون های دارایی و بدهی ترازنامه با هم مساوی گردند.
دفتر کپیه در پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس
علاوه بر قانون تجارت، قوانین مالیاتی کشور ( ماده ٩٥ ) نیز تنظیم و نگهداری دفاتر تجارتی را به منظور تهیه اسناد و صورت حساب های مالی و تنظیم ترازنامه و حساب سود و زیان مفروض و مقرر داشته است، “صاحبان مشاغل موضوع این نوشتار مکلف اند اسناد و مدارک مثبته کافی برای تشخیص درآمد مشمول مالیات خود را نگهداری کنند.” بنا به ماده ١٠ قانون تجارت، “دفتر کپیه دفتری است که تاجر باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت نماید”.
در پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس بهتر است بدانید که امروزه دفتر کپیه به شکلی که قانون تجارت تجویز نموده منسوخ شده است. چرا که برخلاف گذشته رونوشت مراسلات و مخابرات در پوشه های مخصوص نگهداری نمی گردد بلکه با پیدایش شیوه های جدید و نوین، روش های مختلف و متنوعی جایگزین سیستم دفتر کپیه شده است. متداول ترین شیوه روش نگهداری شماره و تاریخ نامه ها، صورت حساب ها و مکاتبات متفرقه تحت عناوین وارده یا صادره است که در مواقع ضروری مورد استفاده واقع می شود.
اشخاص مشمول عملیات پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس
کلیه اشخاص حقوقی که در اداره ثبت شرکت ها به ثبت رسیده اند، مشمول پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس به صورت قانونی می باشند.
کلیه اشخاص حقیقی دارنده کسب و کار. گروه اول موضوع آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق.م.م)، اشخاصی که مجموع فروش آن ها و یا ده برابر درآمد آن ها طبق برگ قطعی مالیات از سال ۹۱ به بعد بیش از سه میلیارد تومان بوده است و در مورد اشخاص حقیقی دارای کسب و کار که خدمات ارائه می دهند، از قبیل وکلا، کارشناسان رسمی دادگستری و پزشکان، بیشتر از یک و نیم میلیارد تومان باشد.
تشکل های قانونی مثل انجمن ها، احزاب و اتحادیه های صنفی
اشخاص ذیل فارغ از حجم فعالیت، جزء مودیان گروه اول آیین نامه اجرایی ماده ۹۵ ق.م.م محسوب می شوند:
دارندگان کارت بازرگانی، واردکنندگان و صادرکنندگان
صاحبان کارخانه ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تأسیس و پروانه بهره برداری از وزارتخانه ذیربط
صاحبان هتل های سه ستاره و بالاتر
صاحبان بیمارستان ها، زایشگاه ها، کلینیک های تخصصی
صاحبان مشاغل صرافی
فروشگاه های زنجیره ای دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه ذیربط
مراحل پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس
برای پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس باید از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری، بخش پلمب دفاتر تجاری اقدام نمود. در صورتی که شرکت در مرجع اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شده باشد باید از قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ (نوع شخص متقاضی) شخص حقوقی را انتخاب کرد و پس از آن اطلاعات مورد نیاز در فرم مربوطه را که شامل تابعیت، شناسه ملی، شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی است پر کرده و بخش شروع سال مالی و ماه مالی را نیز تکمیل کنید.
در مرحله بعد بخش «اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده» را تکمیل کنید. دفاتر پلمب شده به آدرس وارد شده در این مرحله (برای شهرستان تهران) ارسال می‌شود در صفحه بعدی پس از بررسی اطلاعات شخص حقوقی بر روی «تأیید شخص حقوقی» کلیک کرده و در گام بعدی شماره پیگیری را دریافت می‌کنید.
در مرحله بعد فرم اطلاعات تکمیل کننده را انتخاب کرده و اطلاعات یکی از اعضای هیئت مدیره را در سامانه وارد می‌کنید. پس از آن اطلاعات دیگر اعضای هیئت مدیره را وارد کرده و وارد مرحله بعد می‌شوید؛ یعنی حدود حق امضا اعضای هیئت مدیره را وارد کرده و فرم «دفتر مورد تقاضای شخص» را پر می‌کنید و دفتر مورد تقاضا را (دفتر کل و روزنامه و تعداد برگ‌های آن) درخواست می‌کنید.
پس از انجام تمامی این مراحل برای پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس وارد صفحه تأیید صحت اطلاعات می‌شود و اظهارنامه پلمب و مدارک مورد نیاز را انتخاب می‌کنید. اطلاعات لازم در سامانه را وارد کرده و بر روی «پذیرش نهایی» کلیک می‌نمایید. پس از انجام مراحل اینترنتی اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجاری را همراه با مهر و امضا به همراه سایر مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری ارسال می‌نمایید.
در حال تحریر و پلمپ دفاتر قانونی
پیگیری پلمپ دفاتر
- پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، وارد سامانه شده و گزینه‌ی پلمب دفاتر تجاری را انتخاب کنید، با وارد کردن شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کرده و به مرحله بعد می‌روید.
- در این مرحله کارشناسان حقوقی مدارک را بررسی می‌نمایند و در صورت تایید اجازه پرداخت وجوه دفاتر و پلمپ آنها صادر می‌شود. پس از صدور مجوز متقاضی باید دوباره وارد سامانه شده و وجوه تعیین شده را پرداخت کند، دفاتر تجاری پلمپ شده به آدرسی که در سامانه وارد نموده‌اید فرستاده می‌شوند.
مدارك مورد نياز اخذ پلمپ دفاتر
مدارک مورد نیاز جهت اخذ پلمپ دفاتر اشخاص حقوقی
کپی شناسنامه و کارت ملی مدیر عامل و مهر شرکت
تکمیل فرم اظهارنامه دریافتی از اینترنت
کپی روزنامه تاسیس شرکت برای پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس
کپی آخرین تغییرات ثبتی شرکت در روزنامه رسمی ( در صورت وجود تغییرات)
مدارک مورد نیاز اخذ پلمپ دفاتر اشخاص حقیقی
تکمیل فرم اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت
کپی کارت ملی متقاضی برای پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس
کپی پروانه کسب و یا مجوز فعالیت کسبی
وکالتنامه یا معرفی نامه برای نماینده در صورتی که وکیل یا نماینده برای پلمپ دفاتر معرفی شده باشند.
موارد رد دفاتر در پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس
ماده ٢٠ تخلف از تکالیف مقرر در این آیین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد.
-
- در صورتی که دفاتر ارائه شده از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
- ثبت هزینه ها و درآمد و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز، توضیح آنکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی از حیث مالیاتی قابل قبول نیست و برگشت داده می شود به منزله ثبت هزینه های غیر واقعی تلقی نمی شود.
- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطور
- نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است(مانند مواد گرافیت)ممنوع است.
- تراشیدن، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده؛ اگر در نوشتن مطالب دچار اشکال شدیم، با توجه به این که استفاده از لاک غلط گیر و هر گونه وسیله از این قبیل ممنوع است، تنها کاری که باید انجام دهیم این است که روی کلمه یا عدد اشتباه با خودکار قرمز یک خط بکشیم و با همان خودکار یا خودنویس اصلی درست آن را بنویسیم.
- تاخیر تحریر دفاتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مندرج در تبصره های 2 الی 4 ماده 13 و ماده 17 (یعنی بدون منظور سوء استفاده تا 15 روز و از تاریخ شروع فعالیت شرکت تازه تاسیس تا 30 روز) و تاخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مندرج در ماده 14 این آیین نامه.(یعنی حداکثر تا پانزدهم ماه بعد)
- عدم ثبت عملیات شعبه یا شعب در دفاتر مرکزی طبق مقررات ماده 15 آیین نامه
- در اجرای مقررات تبصره 3 ماده 13 این آیین نامه در مواردی که دفاتر مزبور به ادعای مودی از دسترس وی خارج شده باشد و غیر اختیاری بودن موضوع مورد تایید اداره امور مالیاتی ذیربط قرار نگیرد.(مثلاَ مودی ادعا کند دفاتر به سرقت رفته اما دادگاه رای خلاف آن را بدهد)
- عدم ارائه دستورالعمل های نحوه کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عدم تسلیم خلاصه عملیات موضوع ماده 17 این آیین نامه در مهلت مقرر در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نمایند.
- عدم تطبیق مندرجات دفاتر قانونی یا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده 17 این آیین نامه تهیه و تنظیم گردیده با اطلاعات موجود در سیستم های الکترونیکی، در مورد اشخاصی که از سیستم های الکترونیکی استفاده می نماید.
- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده؛ چه دو خط و چه یک صفحه. دوستان توجه داشته باشند که در این میان باید در مورد صفحاتی که به هم چسبیده اند خیلی دقت کرد. از طرف دیگر هر بار که هنگام نوشتن دفاتر به منظور انجام کاری فرایند نوشتن قطع می شود، قبل از نوشتن مجدد بهتر است ابتدا صفحه قبل را مشاهده کنیم تا از صحت پر و خالی بودن آن مطمئن شویم، به طوری که منجر به ایجاد اشتباهات جبران ناپذیر نگردد. سفید ماندن پایین حساب های کل و پایان دفتر روزنامه یا پایان اسناد در صورتی که بخش سفید مانده با یک خط بسته شود، به اعتبار دفاتر خللی وارد نمی کند.
- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر امضاء پلمپ و ثبت شده نانویس؛ یعنی دفاتر پلمپ شده توجه کنید که این دفاتر نمی توانند در سال های آتی استفاده شوند و تا 10 سال بایستی آن ها را به همان صورت نگاهداری کرد.
- استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سال های قبل برخلاف ماده 3 این آیین نامه برای پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس
- بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی مگر این که حساب های بانکی با صورتحساب بانک مطابقت ننمایند و یا بستانکار شدن حساب های بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حساب ها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.
- برای پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس در صورتی که ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشین های الکترونیکی ظرف مهلت های مقرر در مواد 1413 و 17 آیین نامه (با در نظر گرفتن مقررات تبصره های ماده 13) قطعی نشده باشد؛ یعنی بایستی در خصوص صدور ثبت با استفاده از ماشین های الکترونیکی مهلت مقرر برای صدور سند قطعی غیر قابل تغییر رعایت شود، به عبارت دیگر اسناد موقت مربوطه باید به اسناد دائم تبدیل شوند. هر گونه اصلاحات مربوط به عملیات و رویدادهای مالی مربوط به قبل از قطعیت اسناد باید در همان سال از طریق ثبت های حسابداری اصلاح گردد.
- تهیه و تنظیم صورت های مالی بدون رعایت مقررات ماده 18 این آیین نامه برای اشخاص حقوقی و مشمولین بند الف ماده 96 قانون مالیات های مستقیم مصوب 27/11/1380
- اشتباه حساب حاصل از ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 این آیین نامه اقدام نشده باشد؛ یعنی اصلاح حساب در همان سال با استفاده از استانداردهای حسابداری و متکی بر ارائه مستندات کافی.
- برای پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالیات های مستقیم استفاده ننمایند. طبق ماده 169 قانون مالیات های مستقیم وزارت امور اقتصادی و دارایی می تواند در صورتی که به منظور تسهیل در تشخیص درآمد مودیان مالیاتی کاربرد وسائل، روش ها، صورتحساب ها و فرم هایی را جهت نگاهداری حساب برای هر گروه از آنان ضروری تشخیص دهد، مراتب را تا آخر دی ماه هر سال در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار آگهی کند و مودیان از اول فروردین سال بعد مکلف به رعایت آنها می باشند، عدم رعایت موارد مذکور در مورد مودیانی که مکلف به نگهداری دفاتر قانونی هستند موجب بی اعتباری دفاتر خواهد بود و در مورد سایر مودیان موجب تعلق جریمه ای معادل 20 درصد مالیات منبع می باشد.
شرکت شما برای دریافت کد اقتصادی ملزم به پلمپ دفاتر و اخذ اظهارنامه ثبت دفاتر تجاری خود است. اولین اقدام شرکت برای این‌که نشان دهد فعالیتش برای اداره مالیات شفاف است ارائه همین دفاتر قانونی است. از جمله پیامدهای عدم پلمب دفاتر و یا وجود نقص و ایراد در آنها می‌توان به جریمه از طرف اداره امور مالیاتی اشاره کرد. در این نوشته تلاش کردیم تا حد امکان شما را با انواع دفاتر قانونی و مراحل پلمپ آنها آشنا کنیم. همان‌طور که می‌دانید سامانه پایدار ثبت همواره آمادگی دارد در زمینه دریافت و پلمب دفاتر قانونی شما را راهنمایی کند. شما همچنین می‌توانید کلیه مراحل فوق برای پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس را به سامانه پایدارثبت بسپارید و با خیال راحت منتظر بهترین نتیجه در کوتاه‌ترین زمان باشید.
مقالات زیر به درک بهتر پلمپ دفاتر شرکت تازه تاسیس و شرکت هایی که قبلا راه اندازی شده اند کمک می کند.