کاربرد صورتجلسه و موارد استفاده برای شرکت ها + یک نمونه عملی
صورتجلسات مواردی دارد که اکثرا برای تغییرات و تصمیمات در شرکت تنظیم می شوند. صورتجلسه در فرهنگ فارسی معین، به معنای نوشته و متنی که رویدادها و گفتگو های یک جلسه ی مهم در آن ثبت می شود آمده است. نوشتن صورتجلسه برای استفاده از انواع کاربرد صورتجلسه نیز آداب و روش خاص خود را دارد که ما تمامی نکات را در مقاله ی نحوه ی تنظیم صورتجلسه برای شما آن ها را به صورت کامل شرح داده ایم که می توانید با خواندن آن شروع به تنظیم صورتجلسات کنید.
آنچه خواهید خواند...
کاربرد صورتجلسه چیست؟
صورتجلسه از آنجا مورد استفاده قرار میگیرد که پس از ثبت شرکت نیاز داشته باشد تا تغییراتی را اعمال کند که این تغییرات می تواند شامل: افزایش سرمایه شرکت، تغییر آدرس شرکت، ورود عضو جدید یا خروج اعضا از شرکت، تغییر موضوع شرکت یا اضافه نمودن موضوع به فعالیت شرکت، ایجاد شعبه، تغییر نام شرکت و حتی انحلال شرکت (بستن پرونده شرکت) باشد.
تنظیم صورتجلسه روند ساده ای دارد که ابتدا از باید توسط اعضای هیئت مدیره و سهامداران امضا شود، سپس صورتجلسات مربوطه به اداره کل ثبت شرکت ها ارسال شده و پس از تایید کارشناس، آگهی ثبت صادر میشود و اقدام آخر، درج آگهی ثبتی در روزنامه رسمی کشور است.
زمانی که جلسه برگزار می شود، منشی و یا دبیر جلسه وظیفه تنظیم مطالب جلسه را به عهده دارد. اما لازم به ذکر است که منشی جلسه، از اعضا می باشد که در خود جلسه حضور دارد ولی حق رأی ندارد. برای تنظیم جلسه حداقل شخصی باشد که با قوانین تجارت اشنایی داشته باشد و بر اساس حقوق و موارد تخصصی باید متن آن نوشته شود؛ که اگر یک وکیل این مسئولیت را به عهده بگیرد این کار بهتر انجام می شود.
موارد تغییرات شرکت در صورتجلسه ها
یکی از کاربرد صورتجلسه برای تغییرات شرکت است. صورتجلسه در اولین قدم برای تغییرات شرکت تنظیم می شود که این تغییرات شامل موارد زیر می باشد.
ایجاد تغییر در اساسنامه شرکت
افزایش سرمایه شرکت
کاهش اختیاری سرمایه مجموعه
تغییر موضوع فعالیت مجموعه یا شرکت
تبدیل سهام بی نام به با نام یا سهام با نام به بی نام
کتهش سرمایه به دلیل ضرر و زیان
تغییر آدرس و مکان استقرار شرکت
تغییر کردن نام شرکت
منحل کردن شرکت (انحلال)
اضافه کردن به موضوع شرکت
تبدیل سهام ممتاز به بانام و بی نام عادی
منحل کردن شعبه داخلی شرکت
تغییر دادن تعداد افراد هیئت مدیره
تغییر مکان شعبه داخلی شرکت
مدت معین شرکت
نقل و انتقال سهام
مورد آخر تغییرات در صورتی عملی میشود که در اساسنامه ی شرکت از قبل تعیین شده باشد.
تنظیم صورتجلسه استاندارد
در مورد کاربرد صورتجلسه باید گفت که صورتجلسه یک سند قانونی می باشد و مسائل حقوقی خاصی باید در آن رعایت شود؛ بسیار مهم است فردی که قرار است این صورتجلسه را تنظیم کند از این موارد، اطلاعات کامل داشته باشد تا به مشکل نخورید. این موارد عبارتند از:
نوشتن شماره ی جلسه (طبق انتخاب شما که پشت هم است یا دوره ای)
مشخصات کامل عضای شرکت کننده جلسه و هیات مدیره با سمت هایشان
دستور جلسه یا همان هدف و موضوع جلسه
نوشتن تمامی موارد و مسائلی که در جلسه بیان می شوند.
تصمیمات گرفته شده و جمع بندی جلسه
مکان، زمان شروع و پایان، تاریخ و محل برگذاری جلسه باید دقیق و واضح باشند.
تکلیف جلسه که مشخص میکند بحث به پایان رسیده یا باید جلسات دیگری در این راستا برگذار شوند.
صورتجلسه تنها برای شرکت هایی الزامی است که به ثبت رسیده و حقوق قانونی دارند، به بیان دیگر مواردی که در چارچوب اساسنامه ی شرکت قرار میگیرند، نیازمند تنظیم صورت جلسه می باشند.
موارد الزامی تنظیم صورتجلسات براساس کاربرد صورتجلسه
صورتجلسه ها بر اساس قوانین تنظیم می شوند که برای تغییرات شرکت نیازمند به استفاده از کاربرد صورتجلسه و نوشتن صورت جلسه می باشید. در ادامه 6 مورد مهم از موارد الزامی تغییرات شرکت که نیازمند، تنظیم صورتجلسه می باشند را برای شما آماده کرده ایم.
هرگونه تغییر در اساسنامه ی شرکت
تمدید کردن مدت شرکت، اضافه بر مدتی که مشخص شده است
انحلال یافتن شرکت؛ حتی در شرایطی که مدت زمان شرکت انقضا شده باشد
اضافه شدن و یا کم شدن شرکا و اعضا از شرکت
عوض کردن نام شرکت
تغییر یافتن مدیر و یا مدیران شرکت
باتوجه به موارد ذکر شده در مورد کاربرد صورتجلسه و انواع صورتجلسه اداری اعمال این گونه از تغییرات در شرکت لازم به ارائه و ثبت صورتجلسه می باشد؛ که الزامی است بر اساس موضوع تغییرات شرکت، جلسه ای برگزار شود تا همه ی موارد دارای تغییر در آن بیان شود و در صورتجلسه ثبت شود و همچنین باید در اداره ثبت شرکتها، امورات و متن صورتجلسه را ثبت نمایید. که باید طبق اصول و رعایت قوانینی انجام شود تا در پایان آگهی، تغییرات شرکت نیز صادر شده و در روزنامه رسمی کشور اطلاع رسانی شود که در این صورت، تمامی مراحل آن به صورت قانونی و دقیق انجام شده.
یک نمونه از صورتجلسات شرکت با مسئولیت محدود
نوع شخصیت حقوقی :
شرکت با مسئولیت محدود
عنوان صورتجلسه :
مجمع عمومی فوق العاده
عنوان تصمیم :
تصمیم افزایش سرمایه (از طریق افزایش سهم الشرکه)
مدارک مورد نیاز/ مواردی که باید رعایت شود :
ارائه صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده به امضاء کلیه شرکاء .
ارائه لیست شرکاء و میزان سهم الشرکه آنها (قبل و بعد از افزایش سرمایه ) با امضاء کلیه شرکاء .
ارائه کپی مصدق شناسنامه و کارت ملی شرکاء جدید .
ارائه برگ نمایندگی, نمایندگان اشخاص حقوقی درصورتیکه شرکاء شرکت اشخاص حقوقی می باشند .
درصورتیکه جلسه با حضور اکثریت شرکاء تشکیل شده ارائه اصل اگهی دعوت مطابق اساسنامه شرکت و با رعایت موارد مواد ۶ و قانون تجارت الزامی می باشد .
در صورتیکه محل افزایش سرمایه غیرنقدی می باشد ارائه تقویم سرمایه غیر نقد به امضاء کلیه شرکاء
درصورت لزوم ارائه مجوز از مراجع ذیصلاح
نوع شخصیت حقوقی :
شرکت با مسئولیت محدود
عنوان صورتجلسه :
مجمع عمومی شرکاء
عنوان تصمیم :
تصمیم افزایش سرمایه ( از طریق افزایش سهم الشرکه )
مدارک مورد نیاز/ مواردی که باید رعایت شود :
ارائه صورتجلسه مجمع عمومی شرکاء به امضاء کلیه شرکاء
ارائه لیست شرکاء و میزان سهم الشرکه آنها (قبل و بعد از افزایش سرمایه ) با امضاء کلیه شرکاء .
ارائه کپی مصدق شناسنامه و کارت ملی شرکاء جدید .
ارائه برگ نمایندگی, نمایندگان اشخاص حقوقی درصورتیکه شرکاء شرکت اشخاص حقوقی می باشند .
درصورتیکه جلسه با حضور اکثریت شرکاء تشکیل شده ارائه اصل اگهی دعوت مطابق اساسنامه شرکت و با رعایت موارد مواد ۶ و قانون تجارت الزامی می باشد .
در صورتیکه محل افزایش سرمایه غیرنقدی می باشد ارائه تقویم سرمایه غیر نقد به امضاء کلیه شرکاء.
در صورت لزوم ارائه مجوز از مراجع ذیصلاح
صورتجلسه سندی است که تمامی اتفاقات موجود در یک جلسه را ثبت می کند و برای تنظیم آن نیاز به مواردی دارید که در بالا و در این مقاله برای شما بیان کردیم. متخصصین ثبت پایدار همواره در تلاشند تا مقالات معتبری برای شما بنویسند تا به سوالات ذهنی شما در قبل یا بعد ازثبت شرکت پاسخ دهند. نظرات شما می تواند ما را در ادامه ی راه یاری کند. همچنین می توانید برای انجام تغییرات در شرکت، از خدمات مشاوره تلفنی رایگان ما بهره مند شوید.