مراحل پلمپ دفاتر قانونی و اخذ دفاتر پلمپ در کوتاه ترین زمان ممکن

در هر سال مالی، اداره دارایی برای بررسی وضعیت حساب های شما و دریافت مالیات از شما، از دفاتر پلمپ (دفاتر روزنامه و دفاتر کل) استفاده می کند. از آن جهت به این دفاتر، دفاتر پلمپ گفته می شود زیرا تمام صفحات این دفاتر، در اداره مالیات و ثبت شرکت ها، پلمپ می شوند که این نشان دهنده ی اهمیت بسیار زیاد پلمپ دفاتر می باشد. در این مقاله مراحل پلمپ دفاتر را به خوبی برای شما مورد بررسی قرار می دهیم تا در مراحل و هزینه پلمپ دفاتر قانونی با مشکل مواجه نشوید.

پیش از نوشته شدن هرگونه اطلاعات در دفاتر روزنامه، کل و دارایی، این دفاتر قانونی باید توسط نماینده اداره ثبت، امضا و پلمپ و شماره گذاری شده باشند. امروزه با توجه به ایجاد سیستم سامانه ثبت شرکت‌ها، متقاضیان محترم می توانند درخواست خود را نسبت به اخذ پلمپ دفاتر تجاری اعلام نمایند و گواهی آن را دریافت نمایند و در سایت اتاق بازرگانی آپلود نمایند. برای اخذ دفاتر پلمپ شده سال، همواره باید سال قبل از آن یعنی پیش از شروع سال مالی جدید اقدام به پلمپ نمود. لازم به ذکر است که بهتر است از ابتدا دفتر روزنامه و دفتر کل با تعداد صفحات بالا را انتخاب نمایید تا هزینه پلمپ دفاتر شما زیاد نشود. اگر در زمان مقرر شده این کار را انجام ندهید از طرف حوزه دارایی مشمول جریمه خواهید شد. پس باید زمان اقدام برای اخذ دفاتر پلمپ شده را بدانید. بنابراین لازم است تا با مطالعه بخش مراحل درخواست پلمپ دفاتر، از جزییات و نکات مهم این موضوع مهم باخبر باشید. در ادامه اين موضوعات را با هم بررسی مي كنيم.

تعریف کامل دفاتر پلمپ

تمامی مجموعه ها و شرکت ها اعم از اشخاص حقیقی یا حقوقی، برای ثبت هزینه ها و درآمد های روزانه، هفتگی و ماهانه ی خود، نیاز به دفاتر رسمی برای ورود این اطلاعات و حساب های خود دارند.

انواع دفاتر پلمپ: به شکل دفتر پلمپ روزنامه و دفتر پلمپ کل، در مدل های 50، 100 و 150 برگی می باشند.

دفتر روزنامه

دفتر روزنامه، به دفتری گفته می شود که تمامی هزینه ها، سود و زیان ها به صورت روزانه در آن ثبت می شوند.

همچنین در دفتر روزنامه، اطلاعات بر حسب سر فصل یا کد گذاری اطلاعات در صفحات مخصوص ثبت می شود. لازم به ذکر است که پس از اتمام ماه، تمامی اطلاعات و حساب های داخل دفتر روزنامه، حداکثر تا 15 ماه بعد باید به دفتر کل منتقل شود.

دفتر مشاغل (دفتر درآمد ها و هزینه ها)

دفتری است که حداقل اطلاعات آن؛ تاریخ، شرح معاملات، درآمد، هزینه و دارایی ها می باشد و معاملات به ترتیب تاریخ، در آن ثبت و ضبط می شوند.

دفتر کل

دفتر کل، دفتری است که تمامی هزینه های وارد شده در دفتر روزنامه، به صورت هفتگی وارد دفتر کل می شود. دفتر کل و دفتر روزنامه، هر ساله بعد از اتمام سال جاری، و در سال بعد برای ثبت امور مالی شرکت دریافت می گردند؛ که در هر سال مالی، هر شرکت موظف است این دفاتر را تکمیل کند.

پلمپ دفاتر قانونی چیست؟

پلمپ دفاتر در واقع به معنای برگ‌شماری دفاتر، شماره‌گذاری صفحات و منگوله‌دار کردن دفاتر است تا نتوان از آن برگی کم و زیاد کرد. همچنین در این دفاتر نام شرکت و شماره ثبت پلمب دفاتر قید شده و مهر اداره ثبت شرکت‌ها در آن زده می‌شود.

نحوه پلمپ دفاتر تجاری چگونه است؟

هر شرکت حداقل یک دفتر روزنامه و یک دفتر کل برای هر سال مالی نیاز دارد و این دفاتر در قالب دفاتر ۵۰ برگ، ۱۰۰ برگ و ۲۰۰ برگ عرضه می‌شوند. اگر حجم داد و ستد شرکت شما بالا است، توصیه می‌شود یک دفتر ۲۰۰ برگ تهیه نمایید تا ناچار به اخذ دفتر دوم و پلمب آن نشوید.
عدم پلمب دفاتر باعث می‌شود شما نتوانید کد اقتصادی بگیرید و مفاصا حساب مالیاتی خود را دریافت کنید. ارائه این دفاتر همچنین باعث شفافیت امور مالیاتی شرکت می‌شود. علاوه بر این‌ها تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی، برای دریافت کارت بازرگانی، باید پلمب دفاتر را انجام دهند. حتی شرکت‌هایی که فعالیت اقتصادی ندارند هم برای اعلام عدم فعالیت اقتصادی باید دفاتر پلمب شده خود را به صورت خالی به اداره مالیات ارائه کنند.

مراحل پلمپ دفاتر قانونی

برای پلمب دفاتر تجاری باید از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری (بخش پلمب دفاتر تجاری) اقدام نمود. در صورتی که شرکت در مرجع اداره ثبت شرکت‌ها ثبت شده باشد باید از قسمت اطلاعات متقاضی پلمب (نوع شخص متقاضی) شخص حقوقی را انتخاب کرد و پس از آن اطلاعات مورد نیزا در فرم مربوطه را که شامل تابعیت، شناسه ملی، شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی است پر کرده و بخش شروع سال مالی و ماه مالی را نیز تکمیل کنید.
در مرحله بعد بخش «اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمب شده» را تکمیل کنید. دفاتر پلمب شده به آدرس وارد شده در این مرحله (برای شهرستان تهران) ارسال می‌شود در صفحه بعدی پس از بررسی اطلاعات شخص حقوقی بر روی «تأیید شخص حقوقی» کلیک کرده و در گام بعدی شماره پیگیری را دریافت می‌کنید.

در مرحله بعد فرم اطلاعات تکمیل کننده را انتخاب کرده و اطلاعات یکی از اعضای هیئت مدیره را در سامانه وارد می‌کنید. پس از آن اطلاعات دیگر اعضای هیئت مدیره را وارد کرده و وارد مرحله بعد می‌شوید؛ یعنیمرا حدود حق امضا اعضای هیئت مدیره را وارد کرده و فرم «دفتر مورد تقاضای شخص» را پر می‌کنید و دفتر مورد تقاضا را (دفتر کل و روزنامه و تعداد برگ‌های آن) درخواست می‌کنید.
پس از انجام تمامی این مراحل وارد صفحه تأیید صحت اطلاعات می‌شود و اظهارنامه پلمب و مدارک مورد نیاز را انتخاب می‌کنید. اطلاعات لازم در سامانه را وارد کرده و بر روی «پذیرش نهایی» کلیک می‌نمایید. پس از انجام مراحل اینترنتی اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجاری را همراه با مهر و امضا به همراه سایر مدارک به اداره ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری ارسال می‌نمایید.

پیگیری پلمپ دفاتر: پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، وارد سامانه شده و گزینه‌ی پلمب دفاتر تجاری را انتخاب کنید، با وارد کردن شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست در سامانه بر روی گزینه پذیرش نهایی کلیک کرده و به مرحله بعد می‌روید.
در این مرحله کارشناسان حقوقی مدارک را بررسی می‌نمایند و در صورت تأیید اجازه پرداخت وجوه دفاتر و پلمپ آن‌ها صادر می‌شود. پس از صدور مجوز متقاضی باید دوباره وارد سامانه شده و وجوه تعیین شده را پرداخت کند، دفاتر تجاری پلمب شده به آدرسی که در سامانه وارد نموده‌اید فرستاده می‌شوند.

مدارک لازم برای پلمپ دفاتر قانونی افراد حقوقی

کپی کارت ملی مدیر عامل

اصل اظهارنامه پلمب دفاتر تجارتی دریافت شده از سامانه (اظهارنامه باید به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده باشد)

کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت (در خصوص تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی)

اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه (در خصوص اشخاص حقوقی دولتی)

مراحل درخواست پلمپ دفاتر تجاری

مراحل درخواست پلمپ دفاتر تجاری در پورتال اداره ثبت شرکت ها به شرح زير است:

اولین اقدام جهت درخواست پلمپ دفاتر تجاری، مراجعه به سامانه اداره ثبت شرکت ها به نشانی http://irsherkat.ssaa.ir (قسمت پلمپ دفاتر تجاری) است. در صورتی که متقاضی پلمپ دفاتر، شخص حقوقی ثبت شده در مرجع ثبت شرکت ها باشد می بایست از قسمت اطلاعات متقاضی پلمپ، (نوع شخص متقاضی) بخش تعیین شده مربوط به شخص حقوقی را انتخاب نماید.

سپس، تابعیت و شناسه ملی و شماره تلفن ثابت و کد پستی شخصیت حقوقی را در سامانه وارد نمایید. ( قابل ذکر است تمامی پیامک های مربوط به مراحل انجام کار به شماره همراه درج شده ارسال خواهد شد).

قسمت شروع سال مالی و شروع ماه مالی را نیز تکمیل کنید. منظور از شروع سال، ماه و روز مالی انتخاب آن ها بر اساس مراتب مشخص شده در اساسنامه شخصیت حقوقی که ثبت گردیده است می باشد. تاریخ پایان سال مالی، نیز توسط سامانه محاسبه می گردد. بدیهی است تاریخ ثبت شخصیت حقوقی و درخواست پلمپ مبنای شروع سال، ماه و روز مالی نمی باشد.

پس از این مرحله باید به سراغ تکمیل ” اطلاعات آدرس محل دریافت دفاتر پلمپ شده ” رفت. متقاضیان عزیز توجه داشته باشند که دفاتر پلمپ شده پس از پلمپ با توجه به آدرس ذکر شده برای متقاضیان ارسال می گردد.لذا، لازم است در درج این اطلاعات توجه و دقت لازم به عمل آید. ( در حال حاضر این شیوه برای شهر تهران امکان پذیر است). در صورتی که شهر مورد نظر در گزینه های ارائه شده وجود نداشت، آن شهر هنوز به سامانه ی مذکور ملحق نشده است. در این صورت متقاضیان می بایست به همان شیوه ی گذشته عمل نمایند.

در صفحه ی بعدی باید اطلاعات شخص حقوقی را بررسی نمایید و در صورت صحت اطلاعات، بر روی گزینه ی ” تایید اطلاعات شخص حقوقی” کلیک نمایید. در غیر این صورت ، به واحد ثبتی مربوطه مراجعه نمایید.

در گام بعدی بر اساس اطلاعات وارد شده به کاربران شماره پیگیری اختصاص داده می شود.

سپس سمت تکمیل کننده اظهارنامه از فهرست را انتخاب کنید و اطلاعات مربوط به یکی از اعضاء هیات مدیره را  در سامانه قید نمایید.

در مرحله ی بعد اسامی بقیه اعضاء هیات مدیره را به همراه اطلاعات مربوط به آن ها نظیر نام، نام خانوادگی، نام پدر، تاریخ تولد و …وارد نمایید و در انتها با کلیک بر روی گزینه ی گام بعدی وارد مرحله ی بعد شوید.

در این مرحله، با مشخص نمودن عضو هیات مدیره، سمت اشخاص هیات مدیره، مدت تصدی محدود/نامحدود و تاریخ شروع سمت را در سیستم وارد کنید.

سپس وضعیت حدود حق امضاء اعضاء هیات مدیره و پس از آن سمت عضو هیات مدیره را مشخص نمایید.

فرم دیگری وجود دارد با عنوان دفتر مورد تقاضای شخص. در این مرحله، نوع دفتر مورد تقاضای شخص دفتر کل و روزنامه و همین طور تعداد برگ های دفتر و تعداد جلدهای دفتر را وارد کنید و اطلاعات وارد شده را ذخیره نمایید.

پس از طی مراحل ذکر شده، وارد صفحه ی تایید صحت اطلاعات خواهید شد. در این مرحله می بایست گزینه ی تایید اظهارنامه پلمپ و مدارک مورد نیاز را انتخاب کنید.

بعد از تکمیل اطلاعات در سامانه و انجام صحیح مراحل اینترنتی ثبت و کلیک بر روی پذیرش نهایی، می بایست، اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر مهر و امضاء شده دریافتی از اینترنت را به همراه سایر مدارکی که در ذیل ذکر خواهد شد، به اداره ثبت ارسال نمایید تا اداره پست دفاتر پلمپ را به آدرسی که در سامانه قید نموده اید ارسال نماید.

پس از ارسال مدارک و اخذ کد پیگیری، بر روی گزینه ی پلمپ دفاتر کلیک کنید.

شماره پیگیری و تاریخ تحویل مدارک به پست را در سامانه درج نمایید و در انتها بر روی گزینه ی پذیرش نهایی، کلیک کنید و وارد مرحله ی بعدی شوید.

بعد از ارسال مدارک ، کارشناس حقوقی مدارک را بررسی می کند و پس از بررسی چنانچه مدارک مورد تایید کارشناس مربوطه قرار گرفته باشد، اجازه ی پرداخت وجه دفاتر و پلمپ آن ها صادر می گردد. در این صورت متقاضیان می بایست با ورود به سامانه وجه تعیین شده را به صورت اینترنتی پرداخت نمایند.

نکته : چنانچه کاربر نیاز به دفاتر خاص داشته باشد، می بایست پس از اتمام مراحل درخواست و تایید نهایی در سامانه به ادارات پست مرکز استان یا شهرستان مراجعه نموده و نسبت به تحویل دفاتر اقدام نماید.

آیا پلمپ دفاتر الزامیست؟

بله زیرا جزء قوانین می باشد و در صورت عدم انجام آن جریمه مالیاتی می‌شویم. عدم صدور صورتحساب، عدم درج شماره اقتصادی ، استفاده از شماره اقتصادی خود برای دیگران یا برعکس ، مسئولیت تضامنی +۱۰درصد مبلغ مورد معامله که بدون رعایت ضوابط این ماده صورت گرفته باشد را در بر دارد. پیشنهاد ما به شما مطالعه ی عواقب عدم پلمپ دفاتر قانونی چیست می باشد تا این سوال شما را پاسخ دهد که چرا باید دفاتر پلمپ قانونی را اخذ کنم.

با توجه به اینکه پلمپ دفاتر تجاری هزینه چندانی برای شرکت ندارد، بهتر است در اول سال مالی نسبت به اخذ آن اقدام کنید؛ تا مشکلات مالیاتی برای شما به وجود نیاید. حتی اگر شرکت شما فعالیتی نداشته باشد؛ یعنی عدم فعالیت شرکت، مجوزی برای عدم پلمپ دفاتر نیست و به پیشنهاد ما هرچه سریعتر برای اخذ آن اقدام کنید. لازم به ذکر است می توانید از خدمات مشاوره رایگان تلفنی ثبت پایدار برای پلمپ دفاتر قانونی خود بهره ببرید.