نحوه تنظیم صورتجلسه حقوقی و معمولی با همه نکاتی که باید بدانید
دانستن چگونگی صورت جلسه حقوقی نویسی صحیح و نوشتن سریع آنها و تدوین و تنظیم یک صورت جلسه حقوقی بی نقص یک مهارت در ارتباطات تجاری است که بسیار ارزشمند است. در صورت نوشتن بد و یا بدتر از آن ، عدم وجود صورت جلسات ، ساعات زیادی در سعی برای بخاطر آوردن اینکه چه کسانی برای انجام چه کارهایی موافقت کرده اند، تلف می شد. چگونگی برداشتن موثر صورت جلسات را در این مقاله کوتاه بیاموزید.
آنچه خواهید خواند...
صورت جلسه حقوقی چیست؟
صورت جلسه به معنای نوشته‌ای است که رویدادهای جلسه در آن ثبت می‌شود. به طورمعمول شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، مشخصات اعضای شرکت‌کننده، تصمیمات اتخاذ شده و دیگر اطلاعات ضروری مرتبط با موضوع جلسه میباشد. مکمل تحقق جلسه، تنظیم صورتجلسه است که رسمیت جلسه را تأمین می‌کند.
برای چه مواردی ملزم به ایجاد صورت جلسه حقوقی هستیم؟
تغییرات شرکت ها در هرحالتی نیازمند تنظیم صورتجلسه آنلاین میباشد، که این تغییرات شامل موارد زیر میباشند. در ادامه چند نمونه را با هم بررسی میکنیم.
- هرگونه تغییر در اساسنامه ی شرکت.
- تمدید کردن مدت شرکت، اضافه بر مدتی که مشخص شده است.
- انحلال یافتن شرکت؛ حتی در شرایطی که مدت زمان شرکت انقضا شده باشد.
- اضافه شدن و یا کم شدن شرکا و اعضا از شرکت.
- عوض کردن نام شرکت.
- تغییر یافتن مدیر و یا مدیران شرکت
صورت جلسه حقوقی آنلاین برای اینگونه تغییرات در شرکت ها تنظیم میگردد. الزامی است بر اساس موضوع تغییرات شرکت، جلسه ای برگزار شود تا همه ی موارد دارای تغییر در آن بیان شود و در صورتجلسه ثبت شود و همچنین باید در اداره ثبت شرکتها، امورات و متن صورتجلسه را ثبت نمایید.
اصول و قالب صورت جلسات رسمی یا غیر رسمی
اصول و قالب صورتجلسات رسمی اغلب با خط مشی شرکت معین می شوند ، و باید از یک شیوه از پیش تعیین شده ضبط و نوشته شوند ، مانند جلسات عمومی سالیانه شرکت. در صورت تردید ، یک نسخه از صورت جلسات پیشین را برای ایجاد اصول و قالب عادی صورت جلسات بخواهید .
توجه داشته باشید که برای استفاده ی واقعی از جلسات حتی جلسات غیر رسمی نوشتن صورتجلسه می تواند نقشی کلیدی داشته باشد.چرا که صورتجلسه نوشتن ضمن مکتوب و قابل استناد کردن مطالب کمک می کند تمام افراد نسبت به آنچه مطرح شده است تعهد بیشتری را حس کنند.
نقش صورت جلسه حقوقی نویس
نقش شما به عنوان گیرنده صورت جلسه حقوقی میتواند بر چگونگی تعامل شما طی جلسه تاثیر داشته باشد . منشی های معمولی بیصدا نشسته و یادداشت برمی دارند ، اما احتمال دارد که شما در جلسه شرکت کرده و یادداشت بردارید.
نکته مهم – با توافق با صاحب جلسه درمورد نقشتان ، یادداشت برداری خوب آسانتر شده و نتایج ارزشمندی را بوجود می آورد . اغلب درصورتیکه صاحب جلسه ، تسهیل گر و گیرنده صورت جلسه حقوقی ۳ فرد مختلف باشند ، بهترین حالت است .
وسیله خود را عاقلانه انتخاب کنید !
ابزار بسیاری وجود دارند که در یادداشت برداری بهتر به شما کمک می کنند ، مثلا می توانید بی درنگ برروی یک لپ تاپ تایپ کنید ، از یک ضبط صوت استفاده کنید یا حتی از وایت بردی استفاده کنید که آنچه روی آن نوشته می شود را چاپ می کند . اما آگاه باشید ، حتی بهترین و سریعترین لپ تاپ ها هم هنگامی که عمر باطریشان از جلسه کوتاه تر باشد ، بی ارزش هستند .
استفاده از تبلت یا تلفن های هوشمند و برنامه های مناسب هم می توانید گزینه های مدرن خوبی باشند به شرط آنکه شما و سازمانتان آمادگی کافی برای استفاده ی کاربردی از آنها داشته باشید .
نکته مهم – همواره یک قلم و کاغذ جایگزین به همراه داشته باشید !
برای نوشتن صورت جلسه حقوقی می توانید از الگوی استاندارد زیر ایده بگیرید :
الگوی استاندارد صورت جلسه حقوقی
- صورت جلسات معمولا به صورت استاندارد این اجزا را دارند :
- ساعت ، تاریخ و مکان
- حاضران و معذرت خواهی از غایبان
- نتایج کلیدی از جلسه – تصمیمات گرفته شده ، اقدامات توافق شده و مسائل مطرح شده
موارد اصلی در نوشتن صورت جلسه حقوقی:
- عنوان(سرتیتر):درابتدای صفحه عنوان،صورتجلسه قید می گردد.
- دستور جلسه(موضوع جلسه)
- زمان جلسه
- مشخصات اعضاءشرکت کننده (رئیس جلسه-دبیر جلسه-اعضاءجلسه)
- مکان جلسه
- مطالب مطروحه
- تصمیمات اتخاذ شده (در چند بند آورده می شود)
- تکلیف جلسه بعدی (توسط رئیس جلسه وبا توافق اعضاءمشخص می شود)
- امضا شرکت کنندگان
توصیه : بعد از جلسه صورتجلسه را از طریق ایمیل یا فاکس حتما برای سایر شرکت کنندگان هم ارسال کنید تا آنها هم راهی برای بخاطر سپردن جلسه و پیگیری موثر تصمیمات و مسائل مطرح شده در ان داشته باشند .
صورتجلسه را در این مقاله برای شما شرح دادیم و موارد ضروری تنظیم آن را نیز برای شما بیان کردیم. یکی از موارد قانونی بسیار سخت تنظیم نمودن صورتجلسه تغییرات شرکت می باشد که باید تمامی موارد قانونی در آن رعایت گردد. تنظیم صورتجلسه برای یک متخصص امور حقوقی و ثبتی کار دشواری نیست ولی اگر این عمل توسط شما صورت گیرد ممکن است موجب رد صورتجلسه گردد. مشاورین ما در ثبت پایدار همواره آماده خدمت رسانی و مشاوره رایگان تلفنی به شما عزیزان در زمینه ثبت شرکت آنلاین و ثبت برند تجاری می باشند.