دفتر نویسی قانونی حسابداری با هزینه و حق الزحمه + آموزش کامل
دفتر نویسی قانونی موضوع اصلی این مقاله می باشد. یکسری دفاتر هستند که باید از سامانه اسناد و املاک درخواست داد تا شرکت ها حقوقی تمامی فعالیت های خود را درون این دفاتر طبق قانون تجارت ثبت کنند. در سنوات گذشته مودی باید این دفاتر را خریداری می کرد و سپس به حوزه مالیاتی خود مراجعه می کرد و در نهایت ممیز با مهر و امضا این دفاتر صحت این دفاتر را تایید می کرد و مودی باید در یک سالی مالی تمام فعالیت های مالی اش را ثبت می کرد.
این روش خوبی بود برای گرفتن دفاتر و دفتر نویسی قانونی، اما به دلیل اینکه در این روش تقلب های زیادی می شد دولت سامانه ای را راه اندازی کرد تا بتوان دفاتر را با جزئیاتی مثل چند برگ بودن و غیره از طریق این سامانه درخواست داد و بعد از پرداخت هزینه ها نهایتا ظرف مدت یک هفته دفاتر به صورت پلمپ شده از طریق اداره ثبت به دست ما می رسد و می توانیم رکوردهای مالی خود را در این دفاتر ثبت کنیم. در این مقاله می خواهیم همه چیز درباره تحریر دفاتر قانونی را باهم مرور كنيم.
آنچه خواهید خواند...
انواع دفاتر قانونی
- دفتر روزنامه
ماده ٣ آیین نامه “نحوه تنظیم و تحریر و نگهداری دفاتر” دفتر روزنامه را چنین تعریف می نماید : ” دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه عملیات مالی و پولی خود را اعم از خرید و فروش و دیون و مطالبات و ظهرنویسی و هر گونه فعالیتی که ایجاد دین یا طلب کند و نیز عملیات محاسباتی را به تاریخ وقوع و سایر عملیات را که طبق اصول حسابداری و عرف متداول دفترداری در پایان دوره مالی برای تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه لازم است بلا استثناء به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت کنند”.
- دفتر کل
دفتر کل تصویر کلی یا خلاصه ای تفکیک شده از دفتر روزنامه است که در آن معاملات تاجر اعم از خرید، فروش، مطالبات یا دیون تحت نظم و عنوان حساب های مشخص، به ترتیب وقوع به ثبت می رسد. ماده ٨ ق.ت در تعریف دفتر کل می گوید : ” دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته ای یک مرتبه از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کرده، هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر، به طور خلاصه ثبت کند”.
- دفتر دارایی
برابر ماده ٩ ق.ت دفتر دارایی دفتری است که تاجر باید هر سال صورت جامعی از کلیه دارایی منقول و غیرمنقول و دیون و مطالبات سال گذشته خود را به ریز ترتیب داده در آن دفتر ثبت و امضاء نماید و این کار باید تا پانزدهم فروردین سال بعد انجام پذیرد. امروزه عملاَ در بنگاه های تجاری این دفاتر به علت آنکه عملیات سالیانه تاجر یا شرکت تجاری به صورت ترازنامه تنظیم می گردد، اهمیت خود را از دست داده است.
- دفتر کپیه
در این دفتر برابر ماده ١٠ ق. ت : ” باید کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های صادره تاجر یا شرکت تجاری به ترتیب تاریخ، ثبت گردد و همچنین بنا به تبصره ماده مذکور کلیه مراسلات و مخابرات و صورت حساب های وارده نیز باید به ترتیب تاریخ ورود، مرتب و در پوشه مخصوص ضبط گردد”. امروزه بنگاه های تجاری از سیستم تایپ و بایگانی پیشرفته به جای دفتر کپیه استفاده می نمایند.
- دفتر ثبت تجاری
بنا به دستور ماده ١٦ ق.ت : اگر تاجر ایرانی یا خارجی بخواهد در ایران شغل معمولی خود را اعمال تجاری قرار دهد، مکلف به ثبت نام خود در دفتر ثبت تجاری می باشد، در غیر این صورت متخلف به جزای نقدی خواهد شد. بر اساس ماده ١٨٤ قانون مالیات های مستقیم ، اصلاحیه مورخ ١٣٨٠/١١/٢٧ ادارات ثبت مکلفند در آخر هر ماه فهرست کامل شرکت ها و موسساتی را که در طول ماه به ثبت می رسند و تغییرات حاصله در مورد شرکت ها و موسسات موجود و نیز نام اشخاص حقیقی یا حقوقی را که در دفتر قانونی به ثبت رسانیده اند، با ذکر تعداد دفاتر ثبت شده و شماره های آن به اداره امور مالیاتی محل اقامت موسسه ارسال دارند.
سه گام مهم برای دفتر نویسی قانونی حسابداری
گام اول: اقدامات مهم قبل از تحریر دفاتر قانونی و دفتر نویسی قانونی
در اولین گام در دفتر نویسی قانونی شما باید با تکنیکهای ذیل آشنا باشید:
نحوه تعدیلات سنواتی
محاسبات ثبتی سود و زیان در سند بستن حسابهای موقت
نحوه استخراج سود انباشته سال جاری و انتقال به سود انباشته مندرج در ترازنامه همراه با ثبت صحیح طرف بدهکار و بستانکار
تسلط کامل بر مانده گیری حسابها طبق طبقه بندی استاندارد تمامی حسابها
تسلط کامل بر ایجاد ذخایر کوتاه مدت و بلند مدت مانند ذخیره مالیات عملکرد و ارزش افزوده
محاسبات و صدور سند حسابداری مربوط به عیدی و سنوات در پایان سال
استعلام طرف حسابهای بدهکار و بستانکار و اخذ تاییدیه جهت تطابق
گام دوم: اقدامات حین تحریر دفاتر قانونی و دفتر نویسی قانونی
مهمترین کار شما در این گام، ثبت کلیه رویدادها طبق گزارشات سیستم است. شما قبلا در مهلت مقرر دفاتر را دریافت کرده اید و در هر هفته با حوصله و دقت شروع به تحریر دفاتر می کنید. حالا با چندین بار مطالعه آیین نامه به همراه تمرین در دفتر چرک نویس و پیاده سازی کامل گام اول باید مهمترین صورتهای مالی را هم طبق استانداردهای حسابداری بدست آورید.
گام سوم: تهیه روکش سند، پیوست ضمائم مربوطه و مرتب سازی مدارک در زونکن ها
گام چهارم: در گام آخر هم باید با برنامه ریزی روکش اسناد حسابداری قطعی شده را با ضمائم و پیوست کنترل کنید تا آماده مرتب سازی فیزیکی در زونکن های شماره دار شوند. همچنین قبل از ابلاغ کارشناس مالیاتی خود می توانید گزارشات ذیل را کنترل و آماده کنید:
تراز کل و معین چهار ستونی در دفتر نویسی قانونی
گزارش موجودی انبار
زونکن صورت مغایرت بانکی ماهانه
گزارش بدهکاران و گزارش بستانکاران
نکات مهم در دفتر نویسی قانونی
- با خودکار یا روان نویس مشکی نوشته شود. بهتر است ابتدا با مداد نوشته و روی آن را با خودکار پررنگ نماییم.
- روی سطرها نوشته شود، بدون خط خوردگی و بدون اینکه سطری از قلم بیفتد.
- از تیغ و لاک نباید استفاده کرد.
- اعداد همواره از سمت راست نوشته می شوند.
- آخرین سطر هر واقعه مالی، مربوط به نقل شماره سند حسابداری مربوطه می باشد.
- اولین سطر هر صفحه «منقول از صفحه قبل»
- آخرین سطر هر صفحه «نقل به صفحه بعد»
- در قسمت جمع سطور، دو ردیف می باشد که ردیف بالا مربوط به جمع صفحه و ردیف پایین مربوط به جمع صفحه با صفحه قبل می باشد.
- در صورت بروز اشتباه، با خودکار قرمز روی اشتباه را خط کشیده و صحیح آن را با خودکار مشکی بالای آن درج می نماییم.
- جمع ستون بدهکار و بستانکار می بایست یکسان شود و زمانی اینگونه نیست که کل سند در یک صفحه درج نشود و به صفحه بعد منتقل شود.
- انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب در دفتر کل با یک مورب بسته شود.
- در دفتر کل، گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج می گردد و این مانده به ترازنامه منتقل می شود.
- دفاتر قانونی یک ماه قبل از پایان سال مالی به دست موسسه رسیده که می بایست تکمیل و تا پایان روز کاری 31 تیرماه سال بعد به سازمان امور مالیاتی تحویل شوند.
موارد رد دفاتر قانونی
- در صورتی که دفاتر ارائه شده به نحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز در دفتر نویسی قانونی
- تقدم ثبت یک یا چند معامله نسبت به تاریخ وقوع آنها.
- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین سطرها.
- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت بین حاشیه ها.
- تراشیدن و پاک کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده در دفتر نویسی قانونی
- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه.
- محو کردن مندرجات دفاتر با وسایل شیمیایی.
- بستانکار شدن حسابهای بانکی و نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حسابها و دریافت و پرداخت.
- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت و پلمپ شده و نانوشته.
هزینه دفتر نویسی قانونی و حق الزحمه آن
مقاله دفتر نویسی قانونی نیز به پایان رسید. تحویل دادن دفتر کل یا دفتر روزنامه به صورت سفید به معنی عدم تحویل دفاتر است. برخلاف اینکه برخی گمان می کنند دفتر نویسی دفاتر قانونی اعم از دفتر روزنامه یا دفتر کل کاری ساده بوده و نیازمند تخصص نمی باشد، موارد ذکر شده بالا فقط بخش کوچکی از شرایط و ضوابط دفتر نویسی است و شرکتها و بنگاههای اقتصادی برای اینکه دفاتر قانونی خود را در کمال دقت و صحت بتوانند تهیه کنند و در مورد مقرر تحویل نمایند بهتر است در این خصوص از مشاوره و کمک موسسات خدمات مالی و حسابداری یا شرکت های حسابداری خبره استفاده نمایند.
سامانه پایدار ثبت با سال ها تجربه در زمینه خدمات مالی و حسابداری و انجام امور حسابداری و انجام امور مالیاتی و برخورداری از یک تیم متخصص میتواند در اين خصوص و برای هزینه تحریر دفاتر قانونی خدمات لازم را به شما ارائه نماید.