پشتیبانی (فقط در واتس اپ): 09357100044 تلفن پشتیبانی : 02125917699
صورتجلسه ها

ارکان اصلی و مهم صورتجلسه

ارکان اصلی و مهم صورتجلسه

لزوم رسمیت بخشیدن به یک جلسه اداری بین اعضای شرکت نوشتن یک صورتجلسه از موضوعاتی که در جلسه مورد حث قرار گرفته‌اندْ می‌باشد. نوشتن یک صورتجلسه رسمی ارکان خاص خود را دارد تا بتواند بهترین تصویر از جلسه برگزار شده را به نمایش گذارد. به طور کلی می‌توان گفت که نوشتن یک صورتجلسه صحیح و رسمی یک مهارت در ارتباطات تجاری به حساب می‌آید که البته بسیار ارزشمند است. برای انجام هر نوع تغییرات در شرکت و یا اتخاذ هر تصمیم جدید اعم از ورود و خروج شرکاء، افزایش یا کاهش سرمایه شرکت و … باید صورتجلسه تغییرات تنظیم گردد. در ادامه با ما همراه باشید تا اطلاعات بیشتری در ارتباط با ارکان صورت جلسه، انواع آن و مراحل ثبت آن در اختیار شما قرار دهیم.

اگر به دنبال استفاده از جدیدترین شرایط ثبت برند هستید و قصد دارید در سریع ترین زمان ممکن با داشتن تمامی مدارک ثبت برند به راحتی عملیات ثبتی را انجام داده و از مزیت های بسیار زیادی که ثبت برند برای شما به همراه دارد استفاده نمایید، می توانید از خدمات آنلاینی که پایدار ثبت برای تمامی امور ثبتی و اخذ ایزو برای شرکت ها و کسب و کار ها در نظر گرفته است، استفاده نمایید تا بتوانید با ارزان ترین هزینه ثبت برند عملیات را انجام دهید.

علاوه بر این اگر به دنبال فرصت سرمایه گذاری هستید می توانید از شرایطی که برای ثبت شرکت در عمان در نظر گرفته شده است، استفاده نمایید و با ارزان ترین هزینه و در سریع ترین زمان شرکت خود را در این کشور به ثبت برسانید تا بتوانید از مزیت های ویژه ای که در نظر گرفته شده است برای صادرات کالا استفاده نموده و از این طریق به سود و درآمد بالا برسید. تمامی این امور توسط تیم حقوقی سامانه پایدار با ارزان ترین هزینه و تعرفه انجام می شود.

صورتجلسه چیست؟

در فرهنگ معین، صورتجلسه به معنای نوشته‌ای است که رویدادها و گفتگوهایی که در یک جلسه رخ داده‌اند در آن ثبت می‌شود. برای رسمی شدن هر جلسه نوشتن یک صورتجلسه دقیق و رسمی از آن جلسه الزامی می‌باشد تا تمام تصمیمات گرفته شده در جلسه، با جزئیات کامل جلسه از جمله تاریخ و ساعت برگزاری آن، به طور کامل ذکر شود. تمامی تصمیمات گرفته شده در جلسه توسط منشی جلسه یادداشت می‌شود و سپس پس از قرائت به امضاء اعضای حاضر در جلسه می‌رسد. در واقع می‌توان گفت صورتجلسه، یک جلسه‌ی رسمی را تکمیل می‌کند. پس داشتن آگاهی کامل نسبت به ارکان صورتجلسه الزامی است.

بعد از ثبت شرکت آنلاین و اجرای تمامی دستوالعمل ها و مراحل ثبت شرکت به صورت مسئولیت محدود و سهامی خاص نیاز دارید تا در قالب صورتجلسه، تمامی موارد قانونی شرکت خود را ثبت نمایید و به همین دلیل باید با شرایط و ضوابطی که وجود دارد، آشنایی کامل داشته باشید.

انواع صورتجلسه

صورتجلسه به طور کلی به ۴ نوع تقسیم می‌شود که این ۴ نوع عبارتند از:

  • صورت‌جلسه هیات مدیره
  • صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی سالیانه
  • صورت‌جلسه مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده
  • صورت‌جلسه مجمع عمومی فوق‌العاده

ارکان صورتجلسه

برای تنظیم یک صورتجلسه رسمی و موفق لازم است با ارکان صورتجلسه آشنا باشید با رعایت آن‌ها در نوشتن صورتجلسه به تحقق آن کمک کنید. به طور کلی ارکان صورت جلسه به شرح زیر هستند که به بررسی مختصر هر یک از آن‌ها خواهیم پرداخت:

۱.درج مشخصات اعضای شرکت‌کننده

اولین رکن از ارکان صورت جلسه، نوشتن نام و مشخصات اعضای شرکت‌کننده در جلسه می‌باشد. لازم است کلیه اطلاعات و مشخصات فردی و شغلی اعضاء  با ثبت شماره معرفی‌نامه و یا مجوز شرکت آنان (ثبت مشخصات نفر جایگزین و نفر اصلی به همراه توجیه عدم حضور فرد اصلی)، در صورتجلسه رسمی ذکر شود.

۲.امضای اعضای شرکت‌کننده

دومین رکن از ارکان صورتجلسه، به امضاء رسیدن صورتجلسه توسط اعضایی است که در جلسه مذکور شرکت داشته‌اند. زمانی که صورتجلسه تنظیم و تدوین شد، باید تمام اعضاء ذیل تمامی اوراق را امضاء نمایند تا صورتجلسه و جلسه به رسمیت شناخته شوند.

دقت داشته باشید که یک صورتجلسه به هیج عنوان بدون به امضاء رسیدن اعضای شرکت‌کننده به رسمیت شناخته نمی‌شود و می‌توان گفت این رکن یکی از اصلی‌ترین ارکان صورتجلسه می‌باشد. این موضوع در مباحثی مانند پرداخت هزینه ثبت شرکت و دستوالعمل هایی که برای آن در نظر گرفته می شود از اولویت بسیار بالایی برخوردار می باشد.

ارکان صورتجلسه

۳.دستور جلسه

سومین بخش از ارکان صورتجلسه، قید اهداف جلسه و برنامه برگزاری آن می‌باشد. هدف جلسه و برنامه برگزاری جلسه پیشتر از طریق دعوتنامه به اطلاع شرکت‌کنندگان جلسه رسیده است که دعوت‌نامه‌ی اعضاء نیز باید در صورتجلسه قید شوند. پس این رکن از ارکان صورتجلسه نیز به اندازه دو رکن دیگر که پیشتر به آن‌ها اشاره کردیم لازم و ضروری است.

۴.درج مطالب مطرح شده در جلسه

برای برآوردن چهارمین رکن از ارکان صورتجلسه لازم است تمام مطالب و مذاکراتی که در جلسه مطرح شده و مورد بحث قرار گرفتند را در صورتجلسه درج کرده و به ثبت برسانید.

۵.زمان و مکان جلسه

همانطور که پیشتر نیز اشاره کردیم درج زمان و مکان دقیق برگزاری جلسه یکی از ارکان صورتجلسه به حساب می‌آید. پس در زمان تنظیم و تدوین صورتجلسه رسمی درج ساعت و تاریخ دقیق برگزاری جلسه و همچنین مکان دقیق برگزاری آن فراموش نشود.

۶.مصوبات و تکالیف جلسه بعدی

اگر جلسه برگزار شده یک جلسه رسمی ادامه دار باشد، یکی از ارکان صورتجلسه آن ذکر مصوبات و تکالیفی است که شرکت‌کنندگان جلسه باید برای حضور در جلسات بعدی به انجام برسانند.

قالب صورتجلسه

داشتن یک قالب رسمی و اداری برای نوشتن صورتجلسه شاید یکی از ارکان صورتجلسه به حساب نیاید، اما نقش مهمی در تنظیم صورتجلسه دارد. قالب صورتجلسه باید از قبل تنظیم شده باشد و معمولا هر شرکت قالب مشخص و خاص خود را دارد، که بر اساس خط مشی شرکت مشخص می‌شود. و تنظیم این قالب مشخص نقش کلیدی در تدوین صورتجلسه‌های رسمی و حتی غیر رسمی دارد.

دقت داشته باشید که داشتن یک قالب رسمی برای صورتجلسه و مکتوب کردن صورتجلسه علاوه بر اینکه به جلسه مورد نظر رسمیت می‌بخشد، موجب تعهد هرچه بیشتر تمام افراد و کارکنان نسبت به مطالب مطرح شده در جلسه می‌شود.

نقش صورتجلسه نویس

کسی که مسئول تنظیم و تدوین صورتجلسه می‌شود باید به طور تمام و کمال با ارکان صورتجلسه آشنا بوده و بتواند با رعایت تمام نکات و ارکان صورتجلسه، بهترین صورتجلسه را تدوین نماید. فردی که مسئول تنظیم صورتجلسه می‌شود می‌تواند از نرم‌افزارهای کامپیوتری برای تنظیم و تدوین آن کمک بگیرد تا به آن‌ها کمک کند که راحت‌تر و بهتر صورتجلسه را تنظیم کنند.

یک صورتجلسه استاندارد علاوه بر این که ارکان صورت جلسه در آن رعایت می‌شود، اجزای زیر را خواهد داشت و به طور کلی از الگوی زیر پیروی می‌کند:

  • ساعت، تاریخ، مکان
  • حاضران و معذرت‌خواهی از غائبان
  • نتایج کلیدی از جلسه
  • تصمیمات گرفته شده و مسائل مطرح شده

مراحل ثبت صورتجلسه

برای ثبت یک صورتجلسه رسمی پس از رعایت تمام ارکان صورت جلسه باید به ترتیب به موارد زیر دقت شود:

  • تکمیل اطلاعات شرکت
  • وارد کردن شناسه ملی شرکت و در صورت نداشتن شناسه ملی، وارد کردن شماره ثبت شرکت و همچنین انتخاب نوع شرکت اعم از سهامی خاص، با مسئولیت محدود و …
  • مشخص نمودن نوع صورتجلسه، که بسته به نوع شرکت می‌تواند متفاوت باشد
  • مشخص کردن نصاب جلسه
  • وارد کردن مشخصات فردی متقاضی جهت اطلاع ‌رسانی در مواقع خاص
  • مشخص کردن سمت متقاضی ثبت صورتجلسه
  • مشخص کردن نام، نام‌خانوادگی و سمت امضا کننده دفتر
  • مشخص کردن تاریخ و ساعت شروع و پایان جلسه، که البته از ارکان صورتجلسه نیز بود
  • دریافت شماره دسترسی ۱۹ رقمی با کلیک بر روی پذیرش موقتی
  • مشخص نمودن اعضایی که در جلسه حضور داشتند
  • وارد کردن شماره ملی اشخاص ایرانی و شماره گذرنامه اشخاص غیرایرانی که در جلسه حضور یافته‌اند
  • وارد کردن نام، شماره ملی و شماره ثبت شخص درصورتی که شخص حقوقی باشد.

پایدار ثبت از ارائه دهندگان موارد ثبتی و حقوقی در زمینه مراحل ثبت برند و شرایط ثبت شرکت به مخاطبان عزیز میباشد که شما عزیزان با مراجعه به صفحات مربوطه میتوانید از خدمات آنلاین پایدار بهره مند شوید.

سوالات متداول:

مهم ترین نقش صورتجلسه نویس چیست؟

کسی که مسئول تنظیم و تدوین صورتجلسه می‌شود باید به طور تمام و کمال با ارکان صورتجلسه آشنا بوده و بتواند با رعایت تمام نکات و ارکان صورتجلسه، بهترین صورتجلسه را تدوین نماید.

مهم ترین ارکان صورتجلسه کدامند؟

در این مطلب به صورت کامل تمامی ارکان صورتجلسه توضیح داده شده اند.

۱
۲
۳
۴
۵
میانگین امتیازات ۵ از ۵
از مجموع ۱ رای

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.